Broker Trust: szukaliśmy narzędzia HR, które spełniałoby wymagania dzisiejszej ery cyfrowej.

Broker Trust jest najsilniejszą firmą doradztwa finansowego w Czechach. Świadczy usługi doradcom i pośrednikom finansowym od 2001 roku. Oprócz najwyższej klasy obiektów, opiera się również na zaufaniu, stabilności i innowacyjności. Dlatego już w 2022 roku zdecydowali się na zakup oprogramowania HR, które odzwierciedli ich potrzeby i pomoże im stale ulepszać procesy HR.

Cała agenda HR pod jednym dachem

Był to podstawowy warunek, z którym przystąpiono do wyboru systemu kadrowego. Idealne oprogramowanie HR musiało obejmować rejestrację wszystkich danych pracowników, umów i innych dokumentów, obecności i onboardingu. Oprócz tych funkcji, Pinya HR umożliwiła im prowadzenie przejrzystego rejestru procesu selekcji i kandydatów, który do tej pory istniał tylko w arkuszach kalkulacyjnych Excel. I tak, spośród trzech testowanych rozwiązań, wybrali nasze.    

"Największą korzyścią z zakupu oprogramowania HR jest to, że nie musimy rejestrować jednego pracownika w trzech różnych systemach" - mówi menedżer HR Michaela Nosková.    

Ich pierwotny pomysł zakładał, że system HR stanie się domyślnym systemem, z którego informacje będą przepływać do systemu płac i obecności za pośrednictwem API. Ostatecznie jednak zdecydowali się wprowadzić zmianę również w obszarze wprowadzania obecności, aby mogli wprowadzać nieobecności bezpośrednio przez Pinya HR.    

Łączenie oprogramowania HR z systemem ERP

Problemem pozostawała jednak integracja z systemem ERP, który jest również wykorzystywany do obliczania listy płac. Oprócz wymiany informacji o nowych pracownikach, konieczne było również wprowadzanie danych o nieobecnościach do systemu ERP. Chociaż system ERP posiadał dokumentację API, interfejs nie zapewniał miejsca na wpisanie tych danych, więc musieliśmy wymyślić alternatywę.    

Aby maksymalnie ułatwić pracę specjaliście ds. płac, nasz zespół programistów stworzył w Pinya HR funkcję umożliwiającą eksport nieobecności w formacie, z którego system ERP może pobrać wszystkie niezbędne informacje. W ten sposób, zamiast ręcznie przepisywać setki danych o urlopach pracowników i innych nieobecnościach, specjalista ds. płac może zaimportować wszystkie informacje z Pinya HR do systemu ERP za pomocą kilku kliknięć.    

"Konieczne było rozwiązanie kwestii technicznych. Nie wahaliśmy się skontaktować z naszym menedżerem produktu Ditą, który skontaktował się z dostawcą naszego systemu płacowego. Wsparcie ze strony całego zespołu Pinya HR jest świetne i zawsze starają się nam pomóc. Również w tym przypadku Dita przekazała nam wszystkie informacje dotyczące faktycznego łączenia. Cały czas jesteśmy informowani o postępach i otrzymujemy kopie ważnych e-maili" - mówi specjalistka ds. płac Jana Matějková.

Szkolenia i wsparcie na najwyższym poziomie

Jednak znalezienie odpowiedniego partnera do digitalizacji agendy HR i uporządkowania integracji nie jest najważniejsze. Aby oprogramowanie HR było naprawdę korzystne dla firmy, trzeba wiedzieć, jak skutecznie z nim pracować. Michaela i Jana wiedzą o tym, dlatego na początku współpracy wzięły udział w trzech sesjach szkoleniowych z naszą menedżer produktu Ditą Salajkovą. Jak oceniają cały proces szkoleniowy?

"Musimy docenić czas, jaki Dita poświęciła nam podczas szkolenia. Ale to, co chciałbym podkreślić, to znacząca pomoc w stopniowym uruchamianiu poszczególnych modułów i "zalewaniu" danymi. Mieliśmy wdrożone procesy HR, a Dita pomogła nam skonfigurować reguły systemu tak, aby wszystko działało zgodnie z naszymi oczekiwaniami".

Dział HR Dita i Broker Trust zakończył proces szkoleniowy, wysyłając dane uwierzytelniające Pinya HR do wszystkich 120 pracowników, którzy byli w stanie w pełni wykorzystać potencjał oprogramowania HR od pierwszego logowania - na przykład, aby zobaczyć wszystkie szczegóły dotyczące ich pracy, złożyć wniosek o urlop lub przejrzeć dokumenty dotyczące zatrudnienia.

Generowanie dokumentów, eksport i rejestracja kandydatów    

To tylko trzy z całej listy funkcji, które oszczędzają czas i odciążają dział HR Broker Trust. Na pytanie, która funkcja jest najlepsza, Michaela i Jana odpowiadają różnie, biorąc pod uwagę ich stanowiska.    

"Bardzo podobają mi się funkcje, które pomagają mi, gdy nowy pracownik rozpoczyna pracę. Począwszy od tego, że pracownik sam wypełnia podstawowe informacje za pomocą kwestionariusza osobowego, a skończywszy na dokumentacji zatrudnienia, którą mogę przygotować dosłownie dwoma kliknięciami. Nie muszę wypełniać żadnych danych ręcznie, ponieważ Pinya HR wypełnia je za mnie automatycznie. Skróciło to przygotowanie mojej umowy o pracę i innych dokumentów wdrożeniowych o 75%" - mówi specjalistka ds. płac Jana.

Menedżer HR Michaela jest tam dla każdej nowej rzeczy, którą wprowadzają do Pinya HR. Aktywnie korzystają z raportowania, aktualizacji, powiadomień, a także ankiet i recenzji pracowników. Doceniają również funkcje dla menedżerów, dzięki którym mogą uzyskać dostęp do ważnych danych swoich podwładnych bez pomocy HR - czy to dokumentów, powiadomień o zakończeniu okresu próbnego, czy informacji o postępach w płacach.  

"Ale to nie wszystko. Zespół Pinya HR nieustannie pracuje nad ulepszaniem systemu, dzięki czemu możemy stopniowo digitalizować coraz więcej procesów. Doceniam to, że ludzie w PINYA są otwarci na nasze opinie i komentarze i naprawdę na nie reagują" - dodaje Michaela.    

Chociaż Pinya HR jest przede wszystkim systemem rekrutacyjnym, pomaga również Broker Trust w rekrutacji dzięki modułowi selekcji i kandydatów.    

"Chcemy mieć wszystkie dane i informacje w jednym miejscu, dlatego zdecydowaliśmy się na ten moduł. Największą wartością dodaną jest to, że pod koniec procesu selekcji możemy jednym kliknięciem uczynić wybranego kandydata pracownikiem. Nie musimy niczego powielać, ponieważ Pinya HR przeniesie wszystkie dane kandydata do nowo utworzonej karty pracownika" - chwali Michaela.

Jednak po udanym procesie selekcji komunikacja z nowym pracownikiem jest aktywnie kontynuowana. Korzystając z własnych szablonów wiadomości e-mail, dział HR przygotował serię wiadomości powitalnych. "Chcemy być w kontakcie z nowymi pracownikami przed rozpoczęciem przez nich pracy i dać im pewność, że wiedzą, czego mogą się spodziewać" - mówi Michaela. W ten sposób, oprócz przekazania nowemu pracownikowi ważnych informacji i instrukcji, które należy wypełnić przed datą rozpoczęcia pracy, informuje się go również, że jego nowy zespół z niecierpliwością czeka na niego.    

Na tym jednak nie kończy się rejestracja i rekrutacja pracowników. Broker Trust korzysta już z większości funkcji Pinya HR, a w planach są kolejne. W najbliższej przyszłości chcą skupić się na korzystaniu z list kontrolnych, modułu aktywów, rozszerzaniu powiadomień, a także korzystać z najnowszego modułu wymagań, do którego chcą przenieść ostatnie formularze Excel. I tak jak poprzednio, mogą polegać na naszym wsparciu w digitalizacji tych procesów HR.