Dactela: Potrzebowaliśmy ujednoliconego systemu HR, a nie chaosu w Excelu 

Rozwój firmy jest często ekscytujący, ale niesie ze sobą również wyzwania, z którymi nie radzą sobie istniejące procesy. Tak jest również w przypadku Daktely, czeskiego lidera w dziedzinie obsługi klienta i wielokanałowych rozwiązań komunikacyjnych. Wraz ze wzrostem zainteresowania ich rozwiązaniami online podczas pandemii, firma rozrosła się z początkowych 40 pracowników do 180 obecnie. Gdy liczba pracowników zbliżyła się do 140, stało się jasne, że stare praktyki, takie jak arkusze kalkulacyjne i foldery współdzielone, nie są już wystarczające. Taki boom wymagał po prostu czegoś więcej - systemu HR, który zapewniłby przejrzystość i ułatwił pracę nie tylko działowi HR, ale także menedżerom i innym pracownikom. 

 Wybór systemu HR z naciskiem na przejrzystość i raportowanie 

Zespół HR w Daktele poszukiwał systemu HR, który byłby przejrzysty, prosty, zapewniał odpowiednie narzędzia raportowania i umożliwiał zmienne ustawienia uprawnień. Przyjrzeli się sześciu różnym systemom, od bardziej rozbudowanych do prostszych, od zagranicznych do czeskich alternatyw. Ostatecznie na krótkiej liście znalazły się dwa czeskie rozwiązania, z których zwyciężyła Pinya HR. 

"Konkurencyjny system był bardziej skoncentrowany na obecności, czego nie potrzebowaliśmy. W przypadku Pinya HR przekonała nas przejrzystość i intuicyjność systemu, ale także możliwość ustawienia precyzyjnych uprawnień dostępu do listy płac. Chociaż nie szukaliśmy systemu płacowego, chcieliśmy rejestrować informacje płacowe w oprogramowaniu HR, więc musieliśmy ustalić jasne zasady w uprawnieniach do udostępniania danych", wyjaśnia Kateřina Havlíčkovákonsultant HR w Daktely. 

Na pytanie, czy przejęcie Pinya HR było również wspierane przez kierownictwo, Kateřina odpowiedziała twierdząco. Potrzeba systemu HR była również odczuwana przez szefa zespołu HR, COO Karel Vůjtek i ówczesny CTO Jiří Havlíček. W tamtym czasie dział technologiczny miał największą liczbę pracowników, dlatego zasugerowano użycie przejrzystego narzędzia zewnętrznego. Pinya HR otrzymała zielone światło od kierownictwa i w styczniu 2023 roku Daktele zdecydowało się na współpracę. 

 Szybki start przy minimalnym szkoleniu 

Natychmiast po podjęciu decyzji zespół HR Daktely ruszył pełną parą z wdrożeniem, które było rekordowo szybkie. W ciągu tygodnia od potwierdzenia współpracy zorganizowali spotkanie inauguracyjne z naszym menedżerem produktu Ditą, aby omówić plan wdrożenia. Kolejne sesje szkoleniowe dla zespołu HR i menedżerów odbyły się w ciągu dwóch tygodni, zarówno w języku czeskim, jak i angielskim. Podczas wdrażania Pinya HR, Daktela była już aktywna nie tylko w Czechach i na Słowacji, ale także na Węgrzech, w Polsce, Słowenii i Wielkiej Brytanii. 

 Oprogramowanie HR zostało uruchomione w kwietniu 2023 r., a dostęp do niego otrzymali wszyscy pracownicy. Jak został przyjęty nowy system? 

"Pracownicy przyjęli tę wiadomość stosunkowo dobrze. Wiedzieli, że jest to coś, co zaoszczędzi nam dużo czasu w dziale HR, a także, że zaoszczędzi to ich czas. Kiedy go wdrażaliśmy, najpierw skupiliśmy się na funkcjach, które przynoszą korzyści wszystkim, takich jak przegląd danych pracowników lub wniosków urlopowych" - mówi Kateřina. 

 W nowym systemie menedżerowie otrzymali uprawnienia dokładnie odpowiadające potrzebom firmy. Dzięki Pinya HR mogą w każdej chwili sprawdzić aktualne dane o swoim zespole, bez konieczności szukania ich w Excelu. Wcześniej dane te były dostępne tylko na żądanie działu HR.  

 Wydajne zarządzanie danymi i dokumentami dzięki cyfryzacji 

W pierwszej kolejności uruchomiono wspomniane moduły do rejestrowania danych pracowników oraz wniosków o urlop i inne nieobecności. Import masowy pomógł im z istniejącymi danymi, dzięki czemu nie musieli ręcznie wprowadzać danych do systemu. Korzystając z modułu Attendance/Absence, byli w stanie zaprzestać rejestrowania rekordów urlopowych w osobnym narzędziu wewnętrznym i przenieść je do jednego systemu. Po nieobecnościach przystąpiono do porządkowania dokumentów. 

"W czasie wdrożenia Pinya HR przechodziliśmy certyfikację ISO i musieliśmy zapoznać naszych pracowników ze wszystkimi dokumentami ISO. Moduł przepisów wewnętrznych znacznie ułatwił nam pracę, pozwalając dokładnie zobaczyć, które dokumenty dany pracownik przeczytał i kiedy. Przegląd ten jest również dostępny dla samego pracownika". 

Ale porządki w dokumentach nie skończyły się na ISO. W Daktele przesyłają oni wszystkie umowy i inne dokumenty wdrożeniowe do Pinya HR jeden po drugim, dzięki czemu nie muszą za każdym razem wypełniać ich ręcznie. Pinya HR, dzięki funkcji automatycznego generowania, wypełnia za nich wszystkie informacje o pracownikach, oszczędzając im czas i pracę. 

"Chociaż używamy innej platformy do komunikacji wewnętrznej, korzystamy również z modułu News, choć być może w nietypowy sposób. Mamy jeden kanał informacyjny o nazwie "Aktualności", który zachęca pracowników do dzielenia się tym, z czego są lub nie są zadowoleni. Chcemy, aby widzieli, że zawsze mogą się z nami skontaktować i napisać, co im przeszkadza, co chcieliby poprawić, ale też coś pochwalić" - dodaje Kateřina Havlíčková na temat wykorzystywanej funkcjonalności. 

Spójrz na HR z perspektywy pracownika 

Jest to również funkcja Pinya HR, która pomogła Katerinie i zespołowi HR szczególnie w pierwszych dniach użytkowania. Podczas konfigurowania uprawnień mogli korzystać z funkcji podglądu, aby sprawdzić, czy pracownik został skonfigurowany z odpowiednimi uprawnieniami i funkcjami potrzebnymi na jego stanowisku. W przypadku konkretnych menedżerów mogli łatwo sprawdzić, czy mogą zobaczyć wszystkie informacje o swoim zespole. 

Gdyby jednak Kateřina miała wybrać trzy najważniejsze funkcje, które oszczędzają jej czas w dziale HR, byłyby to raportowanie, kwestionariusze osobowe orazewidencja premii i odliczeń. 

"Za pomocą kwestionariusza osobowego nowy pracownik sam wypełnia swoje dane, więc nie muszę wprowadzać ich do systemu ręcznie. A jeśli potrzebuję jakiegoś raportu, po prostu przechodzę do listy pracowników, gdzie po prostu klikam na informacje, które chcę w raporcie i generuję go jednym przyciskiem. Mój kolega naprawdę docenia funkcję zamykania czasu pracy i obecności, która daje nam weryfikowalną podstawę do obliczeń płac", wyjaśnia Kateřina. 

 Dzięki Pinya HR, Daktela znalazła sposób na usprawnienie procesów HR, jednocześnie pozbywając się wielu ręcznych czynności. Niezależnie od tego, czy chodzi o raporty, zautomatyzowane kwestionariusze dla nowych pracowników, czy przejrzyste zamykanie obecności, każdy moduł systemu szybko znalazł swoje zastosowanie. "Pinya HR pomogła nam znaleźć porządek i usprawnić nasze już ustalone procesy. Zaoszczędziło nam to wiele czasu i kłopotów, pozwalając skupić się na tym, co najważniejsze - naszych ludziach i ich potrzebach" - podsumowuje Kateřina. Daktela pokazuje tym samym, że cyfryzacja procesów HR to nie tylko inwestycja w technologię, ale także w zadowolenie i efektywność całej organizacji. 

‍