Optimio s.r.o.
W jaki sposób agencja marketingowa oferująca pełen zakres usług zdigitalizowała swoją agendę HR? Szczegółowo omawia to Jana Parmová, kierownik ds. zasobów ludzkich w Optimio.
Optimio s.r.o. działa na rynku od 2009 roku. Z biegiem lat rozwinęliśmy się w agencję marketingową oferującą pełen zakres usług, która zatrudnia 35 osób, co zdecydowanie nie jest liczbą skończoną. Jesteśmy profesjonalistami w swojej dziedzinie - należymy do 3% najlepszych agencji w Czechach i na Słowacji jako kluczowa agencja Google, jesteśmy certyfikowaną agencją Sklik, zweryfikowanym partnerem Heureka, Mergada, srebrnym partnerem Shoptet.
Pierwotny problem i narodziny współpracy
Arkusz Google. Doskonały pomocnik. Wystarczy kliknąć przycisk udostępnij i macie poczucie, że dotarliście i poinformowaliście wszystkich, których trzeba. Jesteśmy w 10 osób i potrzebujemy niewiele.
3 lata później.
Jest nas 35 osób. Mamy arkusz kalkulacyjny dla nowicjuszy, który wysyłamy do księgowego. Mamy też mega arkusz kalkulacyjny z urlopami, rejestracjami, świadczeniami, urodzinami. Kolejny na szkolenia, listę sprzętu i chipów. Baza danych kandydatów,...
Jako specjalista ds. HR mam swój system. Przekazanie go komuś i wyjaśnienie? To wymagałoby prawdopodobnie obszernego podręcznika. Planowanie urlopu odbywa się w kalendarzu, a przełożonemu wysyłam prośbę o zatwierdzenie mailem. Jeśli rezygnuję z urlopu, przełożony prawdopodobnie nawet tego nie zauważy. Obecnie jakoś to działa, ale co będzie, gdy będziemy mieli 50 czy 100 pracowników?
Mamy potrzebę rozwiązania tego problemu. Poszukujemy jednego systemu, który obejmie wszystko. Dotyczy to wszystkich naszych arkuszy i potrzeb. Przeprowadzamy porównania, czytamy recenzje, testujemy wersje demonstracyjne. Funkcje i moduły są w każdym systemie mniej więcej podobne.
Rozwiązywanie problemów z PINYA HR
W naszym mini przetargu wygrywa PINYA, ponieważ:
- Od samego początku byliśmy aktywnie zaangażowani zarówno w działania dyrektora sprzedaży Ondry, jak i menedżera produktu Dity.
- znaleźliśmy rozwiązania dla większości naszych wymagań
- Podoba nam się cennik usługi, w którym płacisz tylko za aktywnego pracownika, więc miesięczna opłata zmienia się w zależności od rzeczywistego wykorzystania systemu
- Dowiedzieliśmy się, jakie oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi (HRIS) używa podobna firma do naszej, i gdy usłyszeliśmy "PINYA", mieliśmy już pewność co do wyboru.
Po pół roku użytkowania jesteśmy daleko od wykorzystania wszystkich funkcji. Ale jako HR mam swój własny harmonogram, i wiem kiedy chcę uruchomić który moduł. Radzimy sobie z każdymi potrzebami, a tryb podstawowy bardzo nam w tym pomaga.
Jak?
- Przetargi w jednym miejscu, a wraz z nimi wszystkie zaangażowane osoby. HR i menedżerowie ds. rekrutacji. Przejrzysty przegląd kandydata, stanowisk, na które się nadaje i wszystkich jego osiągnięć, od CV po zadania, które otrzyma podczas procesu selekcji. Kandydat ma również dostęp do informacji o tym, jak sobie radzi.
- Przybycie nowego użytkownika. Łatwa rejestracja wszystkich niezbędnych danych i dokumentów. Integracja ze strukturą organizacyjną. Przydatny widok "w lewo, w prawo, w górę i w dół".
- Ewidencja nieobecności. Dodaliśmy bardzo łatwy proces zatwierdzania urlopów. Można go zaplanować na cały rok z góry. Jeśli pracownik anuluje urlop i chce go przełożyć, musi ponownie przejść przez proces zatwierdzania. Jednocześnie nie ma niepotrzebnego obciążenia w zakresie zatwierdzania nieobecności, takich jak dni chorobowe, wizyty lekarskie lub choroby, są one natychmiast wprowadzane do kalendarza.
- Aktualności. Wszystkie interesujące wiadomości w jednym miejscu? Możliwość kierowania wiadomości do określonej grupy osób? Naprawdę tego potrzebowaliśmy.
-Ewidencja szkoleń. Na razie dotyczy to tylko szkoleń BHP i PPO, ale dobrze jest mieć to wszystko uporządkowane na jednym miejscu. Dodatkowo system sam przypomni o konieczności odświeżenia szkolenia.
Załatwiliśmy podstawową implementację systemu samodzielnie. Odmówiliśmy płatnego szkolenia. Przecież jesteśmy firmą technologiczną, nie potrzebujemy porad... ehm, ehm... No, do pewnego stopnia tak właśnie było. Wiele rzeczy jest intuicyjnych, po chwili zastanowienia udało nam się uruchomić listy, dzięki którym dostosowaliśmy system jeszcze bardziej do naszych potrzeb. Jednak nawet my, kiedy doszliśmy do pewnego punktu, nie wiedzieliśmy, co robić dalej.
I tutaj w pełni doceniliśmy jeden z powodów, dla których kupiliśmy PINYA. Umówiliśmy się na spotkanie z Ditą, menedżerem produktu. Podczas godzinnej konsultacji, dostosowanej do naszych potrzeb, omówiliśmy wszystkie niejasności i uruchomiliśmy wszystko.
Nie oszukujmy się, nie wszystko jest idealne. Na przykład - PINYA nie radzi sobie z kodowaniem plików CSV na komputerach Mac. To odkrycie bolało od samego początku podczas masowego eksportowania pracowników. Pomogły dopiero konsultacje wspomniane kilka linijek wyżej.
Co będziemy robić dalej?
Pełne wykorzystanie karty pracowniczej.
Konfiguracja wdrożenia nowego pracownika.
Rozpocznij E-lerning.
Rozpocznij pracę z ocenami pracowników.
A co docenimy od PINYA w przyszłości? API, które połączy system z Kalendarzem Google, a najlepiej z całym Google Workspace.
Wiemy, że sześć miesięcy po wprowadzeniu systemu PINYA nie korzystamy z niego w 100%. Mimo to jest to nieocenione narzędzie, bez którego nie wyobrażamy sobie już programu HR.
Dla Optimio Jana Parmová, menedżer ds. zasobów ludzkich
Korzystamy z PINYA HR od pół roku. Moi koledzy najbardziej doceniają to, że mają kontrolę nad swoimi urlopami, mogą wyraźnie zobaczyć, ile godzin/dni im pozostało, a jednocześnie mogą zobaczyć, co planują inni w różnych zespołach. Nowe osoby są zainteresowane poznaniem struktury organizacyjnej. Wszyscy są zadowoleni z aktualizacji, które są ładnie zebrane w jednym miejscu. Nie trzeba już przeszukiwać zarchiwizowanych wiadomości e-mail. Podobają mi się moduły aplikacji i selekcji. A stosunek ceny do wydajności? Dla dyrektora finansowego nie do pobicia!
