Case study: Jak Ecomail zvládl růst firmy díky digitalizaci HR

S rostoucím týmem začalo být jasné, že takový způsob řízení HR procesů dlouhodobě neobstojí. Pokud chtěl Ecomail držet krok s vlastním růstem, potřeboval řešení, které ušetří čas a udrží vše pod kontrolou. Proto se rozhodl pro digitalizaci HR procesů a získal nejen přehled, ale i větší jistotu v každodenní agendě.

Výzva: rychlý růst, složité HR procesy

Ecomail je česká marketingová platforma, která v posledních letech zažila rychlý růst. Tým se rozšířil na téměř stovku lidí a každý rok přibylo zhruba 25 nových kolegů. HR agenda se ale velmi rychle stala neúnosnou – většina procesů se řešila v Excelu a přes e-maily.

Onboarding nových zaměstnanců znamenal složité vyplňování dokumentů, tisk, podpisy, skenování a posílání zpět. Každý překlep znamenal práci navíc, zapomenuté datum přinášelo zpoždění a složité dohledávání dokumentů bralo HR i účetnímu oddělení drahocenný čas.

„Každý měsíc k nám nastupovali noví lidé a my jsme vše řešili po e-mailech, v Excelu nebo si vytištěné papíry předávali mezi dveřmi. Při tempu, jakým jsme rostli, to bylo neefektivní,“ říká Aneta z Ecomailu.

Bylo jasné, že pokud má Ecomail dál růst a přitom si udržet pořádek v procesech i spokojenost lidí, musí HR agenda projít zásadní změnou.

Řešení: Pinya HR

Ecomail hledal systém, který bude jednoduchý, intuitivní a zároveň pokryje celou HR agendu. Rozhodl se pro Pinya HR. Systém nabídl vše, co tým potřeboval – od evidence zaměstnanců, přes elektronické podepisování dokumentů, až po HR reporting.

„Když jsem poprvé procházela Pinya HR, bylo mi jasné, že systém navrhoval někdo, kdo skutečně rozumí HR. To se na trhu vidí málokdy. Většina nástrojů je spíše technických, ale tady bylo znát, že za ním stojí zkušenosti z praxe,“ doplňuje Aneta.

Implementace krok za krokem

• Čistý start – Ecomail se rozhodl nezačínat složitým převodem historických dat. Vše nastavili od nuly k jasně stanovenému termínu. Díky tomu měli od začátku aktuální a čistou evidenci.

• Zapojení tým lídrů – systém si vyzkoušeli vedoucí jednotlivých oddělení a pomohli nastavit detaily podle svých potřeb.

• Podpora a školení – školení probíhalo formou názorných ukázek, které vycházely přímo z každodenních situací Ecomailu. Záznam školení se stal praktickým průvodcem pro budoucí členy týmu.

• Flexibilita dodavatele – tým Pinya HR rychle reagoval na připomínky a návrhy, a v řadě případů je rovnou zapracoval.

Přínosy: méně chyb, více času

Nasazením Pinya HR se HR agenda Ecomailu změnila k nepoznání.

• Rychlý onboarding – smlouvy se podepisují elektronicky, noví kolegové nastupují bez zbytečného papírování.

• Jasný přehled – evidence zaměstnanců, majetku i docházky je na jednom místě a vždy aktuální.

• Automatizace – systém hlídá termíny smluv, lékařských prohlídek nebo výročí pracovních poměrů.

• Reporting – HR má k dispozici přesná data pro strategická rozhodnutí, příprava statistik a podkladů pro mzdy zabere jen pár minut.

• Úspora času – celý tým ušetří hodiny práce týdně, které může věnovat lidem a firemní kultuře.

„Konečně máme systém, který odpovídá našemu tempu růstu: sjednocuje evidenci, zrychluje onboarding a zajišťuje, že všechny procesy od nástupu po odchod zaměstnance jsou přehledné a bez zbytečné administrativy,“ shrnuje Aneta Hrouda z Ecomailu.

Výsledek: HR jako partner růstu

Pinya HR pomohla Ecomailu transformovat HR procesy z ruční a chybové agendy na profesionální systémovou podporu. Firma dnes zvládá nábory, onboarding i evidenci zaměstnanců rychle, spolehlivě a s minimem administrativy.

Digitalizace HR se stala přirozenou součástí každodenní práce a otevřela HR týmu prostor pro to nejdůležitější – rozvoj lidí a firemní kultury. Ať už jde o spokojenost zaměstnanců, rychlejší zaškolení nováčků nebo podklady pro vedení, Ecomail má dnes vše pod kontrolou.

‍