DODO: Dzięki Pinya HR przenieśliśmy nasze procesy HR na zupełnie nowy poziom.

DODO to usługa logistyczna dla e-commerce, handlu detalicznego, restauracji i fast foodów. Firma została założona w 2016 roku jako start-up z usługami osobistego asystenta, kiedy to została kupiona przez inwestora Michala Menšíka. Zatrudniając 5 pracowników, firma wspierała głównie segment B2C w zakresie logistyki, takiej jak dostawa paczek, usługi pralni chemicznej lub, jak żartuje sam Michal Menšík, wypędzanie pająków z jego mieszkania.

DODO szybko jednak rozszerzyło swoje usługi i rozpoczęło dostawy w największych czeskich miastach. W 2018 roku rozszerzyło swoją działalność na Słowację i Polskę, a dwa lata później weszło na rynek węgierski i niemiecki. Dziś działają w 7 krajach, a do ich największych klientów należą Koszyki, Tesco i Billa.

270 pracowników w 7 krajach

Wraz z dynamicznym rozwojem i ekspansją na rynki zagraniczne nastąpił gwałtowny wzrost liczby pracowników. Z 5 pracowników do 270 w ciągu sześciu lat, dział HR zaczął zdawać sobie sprawę, że nie jest możliwe, aby działał tylko z oprogramowaniem płacowym. Chociaż obejmowało ono podstawową dokumentację pracowniczą i część obecności, wszystko inne, takie jak umowy, wizyty lekarskie i szkolenia, było rejestrowane w plikach w chmurze lub w Excelu. Zatwierdzanie nieobecności w zagranicznych biurach odbywało się nawet za pośrednictwem poczty elektronicznej lub ustnie.

Kiedy Renata Pavlištová objęła stanowisko Chief HR Officer w maju 2022 r., wizja ujednoliconego systemu HR była już na stole. Wraz z 2 innymi kolegami z działu HR i kolegą z działu projektów ogłosili przetarg i włączyli do niego 7 zagranicznych programów, przekonani, że żadne czeskie oprogramowanie nie spełni ich międzynarodowych wymagań. Jednak w czasie pierwszych testów demo, otrzymali rekomendację od kolegi z naszej siostrzanej firmy Inveo. cz do Pinya HR, gdzie używali oprogramowania już od jakiegoś czasu. Wypróbowali demo, a następnie dodali Pinya HR do procesu selekcji.

"Na początku mieliśmy wiele kryteriów, które dostosowywaliśmy z czasem, ponieważ każdy system miał swoje mocne i słabe strony. Musieliśmy wszystko ponownie przeanalizować i podzielić oczekiwane funkcje na dwie kategorie - te, które nie są konieczne, ale byłoby miło je mieć, oraz te, które są dla nas niezbędne. Na przykład, system nie obsługiwał wariantów językowych i wymagań legislacyjnych każdego rynku" - wspomina Renata.

Cały proces selekcji trwał 4 miesiące i w listopadzie DODO ostatecznie zdecydowało się na Pinya HR.

Marketing wewnętrzny Kampania Pinya HR

Przed faktycznym uruchomieniem oprogramowania HR konieczne było przeszkolenie 3 działów HR w Czechach, na Węgrzech i w Niemczech. Oczywiście konieczne było odpowiednie skonfigurowanie procesów, ustawienie wersji językowych i zaimportowanie 270 pracowników z 7 krajów. Wszystko to z pomocą naszej menedżer produktu Dity Salajkovej.

"Wdrożenie i szkolenie przebiegły doskonale. Dita omówiła z nami wszystko szczegółowo i w razie potrzeby kilka razy. Pomogła nam skonfigurować uprawnienia w systemie i zawsze chętnie nam doradzała" - chwali Petra Toušová, Group Compensation & Benefit Manager w DODO.

Personel HR rozpoczął pracę w systemie wypełnionym wszystkimi danymi, później dołączyły inne zespoły, a 1 lipca udostępniono Pinya HR wszystkim pracownikom DODO.

"Rozpoczęliśmy dość dużą kampanię marketingową w związku z uruchomieniem Pinya HR. Stworzyliśmy infografiki, rozłożyliśmy ulotki, przygotowaliśmy wewnętrzne sesje szkoleniowe, a nawet nakręciliśmy filmy. Dzięki wewnętrznej kampanii osiągnęliśmy to, że Pinya HR jest w pełni wykorzystywana przez kolegów ze wszystkich działów" - mówi Renata Pavlištová.

Eksport, przygotowywanie umów i planowanie budżetu nigdy nie były łatwiejsze

Ponieważ cyfryzacja procesów HR była dużą zmianą dla DODO, zdecydowano się na dogłębną analizę. Dlatego zaczynają stopniowo konfigurować poszczególne moduły. Jednak po wdrożeniu oprogramowania przestali już całkowicie korzystać z systemu obecności, ponieważ rejestrują ujemną frekwencję za pośrednictwem Pinya HR we wszystkich 7 krajach, co maksymalnie uprościło proces uzyskiwania podstawy do obliczeń płacowych.

"To, co chciałbym podkreślić, to naprawdę elastyczna konfiguracja obecności. Działamy w kilku krajach w Europie, w których obowiązują różne święta państwowe. Na przykład w Niemczech mieliśmy trochę trudności, ale dzięki elastyczności w konfiguracji i oczywiście cennym radom naszego menedżera produktu Dity, udało nam się ustawić wszystko zgodnie z naszymi potrzebami" - mówi Petra Toušová.  

Teraz wszyscy pracownicy mogą zobaczyć swoje uprawnienia urlopowe, dni wolne, homeoffice, a menedżerowie mają lepszy wgląd i mogą lepiej planować wydajność swoich zespołów. 

Co CHRO Renata Pavlištová najbardziej ceni w Pinya HR?

,,Od samego początku podobało mi się, że oprogramowanie jest intuicyjne i że możemy je dostosować do naszych kolorów firmowych. Funkcja generowania dokumentacji znacznie ułatwiła nam pracę, a funkcja eksportu jest wyjątkowa dla mnie jako dyrektora HR. Na przykład w zeszłym roku przygotowanie danych do planowania budżetu zajęło nam 4 dni, ponieważ musieliśmy śledzić dane w różnych arkuszach kalkulacyjnych. Teraz, gdy mamy wszystkie dane w jednym miejscu w Pinya HR, udało nam się zredukować te przygotowania do pół dnia. To ogromny postęp."

Ale z prostym przeglądem obecności i raportami za pomocą jednego kliknięcia, to dopiero początek dla DODO. Stopniowo planują maksymalnie wykorzystać wszystkie moduły Pinya HR. Obecnie finalizują konfigurację strony powitalnej onboardingu, list kontrolnych, a także uruchamiają moduł oceny pracowników. 

Planują również utworzenie modułu zaufanych aktywów, który pomoże im nie tylko w rejestracji i przeglądzie aktywów konkretnych pracowników, ale także w uproszczeniu procesu offboardingu. Aby pozbyć się powielania danych, planowane jest również połączenie z oprogramowaniem płacowym za pośrednictwem API. Wisienką na torcie będzie połączenie z Power BI.

‍