SOLEK: Przejrzysty system HR na wszystkich kontynentach

Radykalny rozwój społeczeństwa zawsze niesie ze sobą zmiany. Dotyczy to również zasobów ludzkich i związanej z nimi agendy HR. To, co kiedyś robiły arkusze kalkulacyjne Excela, nagle przestało działać. Informacje piętrzą się, a pracownicy stają się coraz więksi. Kiedy liczba pracowników w SOLEK przekroczyła 300, zdecydowali się zrobić duży krok naprzód i wyruszyli w podróż, aby zdigitalizować swoje procesy HR.

SOLEK koncentruje się na rynku energii odnawialnej, skupiając się na produkcji i dostawie energii fotowoltaicznej. Zrównoważona energia jest dziś ważnym tematem, a wraz z nią wzrost popytu na czystą energię i ekspansja firmy, która wykorzystała potencjał i obecnie działa w 11 krajach na całym świecie z ponad 295 MWp mocy elektrowni.

Oprogramowanie HR dopasowane do wszystkich procesów

Główny wymóg dotyczący nowego systemu HR był jasny - musi on posiadać funkcje, które można skonfigurować zgodnie z ich międzynarodowymi potrzebami. Większość pracowników jest skoncentrowana w Ameryce Łacińskiej w Chile, podczas gdy część europejska jest zarządzana z centrali w Pradze. I chociaż SOLEK działa między kontynentami, ważne było dla nich, aby wszystkie dane znajdowały się w jednym miejscu, tak aby każdy mógł mieć do nich wygodny dostęp, niezależnie od kraju.

Barbora Detáry, People Experience Manager w SOLEK, i inni koledzy szukali rozwiązania, które pomogłoby im zastąpić system obecności z negatywnym zapisem obecności i które nie rozwiązywałoby kwestii płacowych, ale mogłoby być połączone z oprogramowaniem płacowym. Oczywiście, wymóg intuicyjności i mutacji językowych był koniecznością. Pinya HR okazała się najlepszym z 8 testowanych rozwiązań i po dwóch miesiącach selekcji decyzja została podjęta.

Skąd Barbara się o nas dowiedziała?

,,Otrzymałem rekomendację od byłej koleżanki, która pracuje jako menedżer HR w mniejszej firmie, w której wdrażano wasze oprogramowanie HR. Poleciła cię, mimo że nie korzystali jeszcze w pełni z Pinya HR, ponieważ była pod wrażeniem podczas spotkań inicjujących. Dodaliśmy więc Pinya HR do procesu selekcji i z perspektywy czasu uważam, że była to bardzo dobra decyzja, ponieważ jej słowa tylko się potwierdziły. Byłam pod wrażeniem, że nic nie stanowiło bariery i udało nam się dostosować oprogramowanie do naszych specyficznych procesów HR" - mówi Barbora.

Wdrożenie nowego systemu HR w ciągu miesiąca

Pinya HR nie była pierwszym oprogramowaniem HR, z którego Barbora Detáry miała przyjemność korzystać w swoim życiu zawodowym. Dlatego też była bardzo mile zaskoczona szybkością wdrożenia, które wraz ze szkoleniem zajęło zaledwie 4 tygodnie.

To, co naprawdę muszę podkreślić, to szybkość waszych odpowiedzi. Zareagowaliście praktycznie z dnia na dzień, przedstawiliście nam metody testowania i natychmiast rozpoczęliście współpracę z naszą menedżer produktu Ditą Salajkovą. Rozpoczęliśmy szkolenie, które odbywało się co tydzień, i w ciągu miesiąca byliśmy gotowi" - wspomina Barbora proces wdrożenia.

Chociaż ponad połowa pracowników pochodzi z Ameryki Łacińskiej, szkolenie zostało przeprowadzone wyłącznie w języku czeskim, a niezbędne informacje zostały przekazane przez Barbarę bezpośrednio do działu HR w Chile. Po zakończeniu szkolenia i masowym zaimportowaniu danych pracowników, wszystkim 320 pracownikom wysłano dane dostępowe, które umożliwiły im natychmiastowe przeglądanie swoich danych, składanie wniosków o urlop lub potwierdzanie otrzymania aktywów za pomocą jednego kliknięcia.

Ponadto pracownicy z Chile mogą przeglądać Pinya HR w swoim ojczystym języku, ponieważ dzięki SOLEK rozszerzyliśmy listę języków o hiszpański.

Jeden system dla wszystkich

"Może to banał, ale najbardziej pomaga mi to, że mam wszystkie dane w jednym miejscu i mogę tworzyć na ich podstawie dowolne raporty" - odpowiada Barbora Detáry zapytana o to, co sprawia, że Pinya HR jest dla niej najłatwiejsza. Nic dziwnego. Dzięki liście pracowników może łatwo określić, jaką grupę pracowników powinien obejmować raport i jakie dane powinien wyświetlać.

"Wspaniale jest móc przyjrzeć się pracownikom z Europy i Ameryki Łacińskiej osobno lub razem z innymi kolegami z działu HR, czy to w Pradze, czy w Chile. Zawsze możemy dostosować je do tego, jakich danych aktualnie potrzebujemy".

Jedną z największych zalet Pinya HR było to, że SOLEK był w stanie pozbyć się klasycznych kranów obecności. Zaawansowany moduł do wnioskowania i zatwierdzania nieobecności ucieszył nie tylko pracowników działu HR, ale także innych pracowników, którzy zostali zwolnieni z obowiązku logowania się i wylogowywania po przyjściu lub wyjściu z pracy. Wszystko, co muszą zrobić, to złożyć wniosek o urlop lub inną nieobecność za pośrednictwem Pinya HR. A dzięki aplikacji mobilnej mogą to zrobić zawsze i wszędzie.

Oprogramowanie HR zapewniło również SOLEK większą przejrzystość. Chociaż firma posiada firmowy intranet, pracownicy nie odwiedzają go aktywnie. A ponieważ chcieli utrzymywać pracowników w pętli, poszli przeciwko temu i zdecydowali się na użycie modułu News w Pinya HR. Dzięki powiadomieniom pracownicy dowiadują się o nowościach w momencie ich publikacji, a także natrafiają na nie za każdym razem, gdy logują się na swoje konto. Aktualizacje mogą być kierowane według różnych kryteriów, takich jak kraj, dział lub stanowisko.

Zaawansowany moduł zgłaszania i zatwierdzania nieobecności ucieszył nie tylko osoby odpowiedzialne za HR, ale także innych pracowników, którzy nie muszą już logować się i wylogowywać z pracy.

Od 3 godzin do 10 minut

Pinya HR obejmuje wiele obszarów, więcSOLEKrobi to krok po kroku. Oprócz faktycznego rejestrowania danych pracowników, zaczęli korzystać z możliwości generowania umów, konfigurowania onboardingu i rejestrowania aktywów od samego początku.

"Rejestr zasobów naprawdę zaoszczędził nam wiele czasu. Wcześniej mieliśmy chaos, niektóre zasoby były zarządzane przez kolegów z IT, inne przez zaplecze. Teraz mamy wszystko w jednym miejscu i w końcu możemy powiedzieć na pewno, kto przejął jakie zasoby. Jest to również przydatne dla audytu, który nie może nas już nieprzyjemnie zaskoczyć".

Jednak sama Barbora jest najbardziej zadowolona z możliwości łatwego tworzenia raportów za pomocą kilku kliknięć. To było jej życzenie przy wyborze oprogramowania HR. Dzięki Pinya HR spełniło się ono. Nie tylko ona korzysta z łatwości raportowania, ale wszyscy jej koledzy z działu HR.

"Jeśli na przykład kierownik działu kadr potrzebuje ode mnie raportu z liczbą zatrudnionych w danym roku, mogę go dla niej przygotować w 10 minut. Wcześniej zajęłoby mi to 3 godziny. Oszczędność czasu jest więc ogromna" - mówi z entuzjazmem Barbora.

Ponieważ rozwój nowych funkcji Pinya HR nie zatrzymuje się, zespół HR stopniowo przechodzi przez wszystkie te, z których chcą korzystać. Obejmują one wizyty lekarskie, listy kontrolne lub konfigurowanie niestandardowych powiadomień przypominających o zakończeniu okresu próbnego. Aby dopracować automatyzację i cyfryzację procesów HR SOLEK do perfekcji, pracujemy nad połączeniem Pinya HR z innymi systemami za pośrednictwem API. Pozwoli to uniknąć powielania danych i pomoże firmie jeszcze bardziej ułatwić pracę i zaoszczędzić czas.