Barbora Halfarová jest specjalistą ds. HR w firmie PROMEDICA, która jest liderem na rynku dystrybucji i logistyki w sektorze opieki zdrowotnej. Wyróżnia się nie tylko w tej dziedzinie. Firma odnosi również sukcesy w dziedzinie HR - dzięki zaawansowanemu systemowi onboardingu, który chwalą jej pracownicy. Rozmawialiśmy z Bárą, jedną z przedstawicielek działu HR odpowiedzialnych za procesy onboardingu w firmie, o tym, jak działają procesy onboardingu w firmie.
Nowi pracownicy chwalą sobie proces wdrażania w firmie. Jak jednak wygląda cały proces rekrutacji przed rozpoczęciem wdrożenia?
Najpierw ustalamy z menedżerem lub osobą na stanowisku kierowniczym, kogo potrzebują w swoim zespole. Na tej podstawie piszemy ogłoszenie i wysyłamy je w świat za pośrednictwem różnych portali ogłoszeniowych, w tym LinkedIn. W przypadku bardziej specjalistycznych stanowisk współpracujemy również z zewnętrzną agencją. Muszę jednak powiedzieć, że dość często sprawdzają się nasi koledzy, którzy sami polecają nam odpowiednich kandydatów.
Po dokonaniu oceny nadesłanych CV wybierzemy najbardziej odpowiednich kandydatów i spotkamy się z nimi osobiście. Zazwyczaj przed podjęciem ostatecznej decyzji odbywają się dwa osobiste spotkania.
Jak wygląda preboarding, czyli tak zwana szara strefa pomiędzy procesem selekcji a wejściem pracownika na rynek pracy?
Szara strefa? To co innego. Zależy od tego, ile mamy czasu przed wejściem na pokład. Pozostajemy w kontakcie z nowym kolegą i wysyłamy niezbędne dokumenty i informacje do wdrożenia najwcześniej na miesiąc przed datą rozpoczęcia, za pośrednictwem Pinya HR. Tydzień przed datą rozpoczęcia pracy ustalamy telefonicznie, czego nowy pracownik będzie oczekiwał pierwszego dnia.
Co jeśli zaakceptowany kandydat zdecyduje się nie dołączyć do firmy? Jak sobie z tym poradzić podczas preboardingu?
Szczerze mówiąc, nie przypominam sobie, aby taka sytuacja miała miejsce w naszej Promedice.
Preboarding to szara strefa onboardingu.
Kiedy rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowego pracownika? Jak przebiegają takie przygotowania?
Przygotowania wyglądają następująco. Tworzę profil pracownika w Pinya HR, wysyłam mu kwestionariusz osobowy, formularz badań lekarskich i szczegóły jego rekrutacji. W momencie, gdy wypełniony kwestionariusz osobowy wraca do nas, przekazuję informacje moim współpracownikom. W ten sposób każdy, kto ma do czynienia z nowym pracownikiem, wie jednocześnie, kto do nas dołącza, na jakim stanowisku i jakich narzędzi oraz dostępu do naszych systemów będzie potrzebował. Następnie wszyscy staramy się upewnić, że w dniu rozpoczęcia pracy wszystko jest gotowe, a nowy pracownik nie musi na nic czekać.
Załóżmy, że do firmy dołączył nowy pracownik. Dziś jest jego pierwszy dzień w nowej pracy. Co go czeka?
Zaczynamy od naszej klasycznej rundy... działu HR, gdzie podpisywana jest umowa i sprawdzane są inne dokumenty. Następnie dział IT i przekazanie niezbędnych narzędzi. Jeśli dana osoba dołącza do zespołu sprzedaży, po wizycie w dziale IT udaje się do działu obsługi, aby odebrać samochód służbowy, a następnie rozpoczyna się podstawowe szkolenie, które obejmuje informacje o firmie, w tym gdzie i jak parzyć kawę itp.
Adaptacja pracowników jest najważniejszą częścią onboardingu.
Jak wygląda proces adaptacji nowego pracownika w Twojej firmie?
Adaptacja pracowników w naszej firmie zaczyna się praktycznie w dniu dołączenia, kiedy to przekazuję nowym kolegom informacje o firmie. Kim jesteśmy, czym się zajmujemy, jakich systemów używamy, z kim należy się kontaktować w przypadku awarii samochodu lub jak zarezerwować wakacje itp. To szkolenie trwa od dwóch do trzech dni, a następnie przekazuję nowego kolegę jego bezpośredniemu przełożonemu, który zapewnia szkolenie specjalnie dla danej roli, niezależnie od tego, czy jest to szkolenie produktowe dla sprzedawców, czy inne szkolenie dla pracowników biurowych.
Tydzień po dołączeniu do zespołu, każdy nowy pracownik otrzymuje za pośrednictwem Pinya HR krótki kwestionariusz z pytaniem o to, jak minął mu pierwszy tydzień. Czy szkolenie wprowadzające było łatwe do zrozumienia, czy jego przełożony był mu oddany itp.
Pod koniec okresu próbnego odbywa się osobiste spotkanie, podczas którego dowiadujemy się, jak nowy pracownik postrzega atmosferę w firmie i w swoim zespole. Lubię te spotkania, ponieważ nic nie zastąpi osobistego spotkania. Jest to dla mnie cenna informacja zwrotna, dzięki której dowiaduję się, co możemy poprawić. Jest to również przypomnienie dla nowych kolegów, że mogą się do mnie zwrócić, jeśli nie wiedzą, co robić.
Czy masz jakieś wskazówki dotyczące usprawnienia procesu wdrażania dla firm, w których proces ten obecnie wygląda następująco: "Oto Twoje materiały, zapoznaj się z nimi"? Od czego mogą zacząć?
Kiedy zastanawialiśmy się nad naszym procesem onboardingu, nie baliśmy się skorzystać z pomocy ekspertów. Po konsultacjach stworzyliśmy projekt specjalnie dla naszego środowiska. I tu właśnie wkraczacie Wy. Wasze oprogramowanie pomogło nam zoptymalizować proces wdrażania. Ułatwiło nam początkową komunikację z nowymi pracownikami i dystrybucję informacji w firmie. Czas był odpowiedni.
I to prowadzi mnie do wskazówki dla innych firm. Czas! O to właśnie chodzi. Daj swoim nowym współpracownikom czas. Niech wiedzą, że są mile widziani i potrzebni w nowym zespole. Ważne jest również, aby wiedzieli, do kogo się udać, jeśli nie wiedzą, co robić i że ich przełożony jest gotowy na przyjęcie nowego kolegi. Czas jest niezbędną inwestycją początkową, która zwykle zwraca się w krótkim czasie.
.png)
