Oprogramowanie HR może istnieć niezależnie jako nadbudowa systemów płac i obecności. W tych systemach oprogramowania nie jest możliwe przetwarzanie listy płac i rejestrowanie czasu, w którym pracownik był w pracy, ile godzin faktycznie przepracował i jak długo był na lunchu. Te funkcje są obsługiwane przez systemy kadrowo-płacowe. Zaletą samodzielnego oprogramowania HR jest szereg specyficznych i zaawansowanych funkcjonalności związanych z procesami HR, ale także możliwość dostępu do oprogramowania HR nie tylko dla działu HR, ale także dla innych pracowników.
Oprogramowanie HR może być również zakupione jako część listy płac lub systemu rejestracji czasu pracy. Ten rodzaj oprogramowania jest atrakcyjny pod względem dużej liczby funkcji, ale ze względu na swoją złożoność nie jest zbyt atrakcyjny i często HR nie jest odpowiednio uwzględniany.
Oprogramowanie HR i jego funkcje
Nie ma standardu, który określałby, co powinno zawierać oprogramowanie HR. Jaki jest więc kluczowy czynnik przy wyborze dobrego oprogramowania HR? I jakie są najczęstsze funkcje?
- Rejestr kandydatów do pracy
- Wdrażanie pracowników
- Ewidencja pracowników i ich dokumentów
- Tworzenie dokumentów do listy płac
- Rejestry obecności
- Zapisy dotyczące urlopów
- Ewidencja i zarządzanie świadczeniami pracowniczymi
- Ewidencja podróży służbowych
- Przechowywanie informacji na temat zakresu obowiązków i kompetencji pracowników
- Oceny pracowników i plany rozwoju osobistego
- Klasyfikacja stanowiska pracownika
- Dokumentacja operacyjna dotycząca pracowników
- Ewidencja pomocy roboczych i sprzętu
- Zarządzanie uprawnieniami pracowników
- Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem
Wdrażanie i rejestrowanie danych pracowników
Podstawą oprogramowania HR jest rejestr danych pracowników. Dane te są wykorzystywane nie tylko do prowadzenia ewidencji pracowników w środowisku cyfrowym, ale także do innych procesów firmowych. Wiąże się z tym tak zwany onboarding pracowników lub inna bardzo przydatna funkcja oszczędzająca czas dla menedżerów HR. Rekrutujesz nowego pracownika? Wyślij mu kwestionariusz osobowy za pośrednictwem oprogramowania HR. Dane, które nowy pracownik wypełni w specjalnym kwestionariuszu online, są automatycznie zapisywane w jego karcie pracownika bezpośrednio w oprogramowaniu HR. Menedżer HR może jedynie sprawdzić wypełnione dane, ale nie może ich nadpisać.
Zarządzanie dokumentacją w oprogramowaniu HR
Rejestry pracowników obejmują również rejestr online ich dokumentów. Jeśli oprogramowanie oferuje opcję "Zapoznaj się z dokumentami" już podczas wdrażania, znów masz mniej zmartwień. Przydziel pracownikowi niezbędną dokumentację i monitoruj, czy już się z nią zapoznał. Wszystko to bez konieczności drukowania dokumentów i wiecznego przypominania o sobie. Oprogramowanie zajmie się wszystkim za Ciebie. Możesz dodać całą dokumentację pracownika, od umów o pracę i odcinków wypłat, po formularze medyczne, certyfikaty i raporty przekazania.
Zatwierdzanie nieobecności
Oczywiście oprogramowanie HR powinno zawierać zapisy dotyczące urlopów lub obecności pracownika. Dobre oprogramowanie HR jest dostępne zarówno dla menedżerów HR, jak i pracowników. Powinno być łącznikiem między korporacyjnym działem HR a innymi pracownikami. Prowadzić ewidencję obecności pracowników, zatwierdzać urlopy i tworzyć podstawy do listy płac.
Więcej przydatnych funkcji oprogramowania HR
Kolejną przydatną funkcją oprogramowania HR jest rejestrowanie i zarządzanie świadczeniami pracowniczymi. Zamawianie i zarządzanie świadczeniami pracowniczymi bezpośrednio z oprogramowania HR.
Śledź podróże służbowe, twórz plany rozwoju osobistego, oceny pracowników, struktury organizacyjne itp. Możesz także śledzić zasoby pracowników.
Nie chcesz, aby każdy pracownik miał takie same prawa w systemie i mógł przeglądać dane osobowe innych pracowników? Dostosuj jego uprawnienia według własnego uznania. Dobre oprogramowanie HR na to pozwoli.
Oprogramowanie HR jako prawdziwy atut dla firmy
Skąd jednak wiedzieć, czy oprogramowanie HR będzie prawdziwym atutem dla Twojej firmy? Zastanów się, czy zawiera ono wszystkie funkcje, których potrzebujesz w swojej firmie. Jeśli nie, sprawdź, czy wymagane funkcje można doposażyć w Twojej firmie. Dobre oprogramowanie HR powinno stale ewoluować i być regularnie aktualizowane o nowe funkcje w odpowiedzi na wymagania firmy lub bieżącą sytuację. Zapoznaj się z mapą drogową planowanych funkcji oprogramowania HR i dowiedz się, jakie nowe funkcje programiści planują dodać do systemu i w jakich ramach czasowych.
Jeśli dostawca oprogramowania daje ci taką możliwość i jest to dla ciebie wygodne, kupuj tylko te części oprogramowania, z których będziesz faktycznie korzystać. Jeśli firma posiada tak zwany rynek, zbadaj poszczególne komponenty i kup moduły oprogramowania zgodnie z własnymi wymaganiami.
Wreszcie, wypróbuj wersję demonstracyjną oprogramowania i poproś eksperta o jego prezentację. Jeśli dostawca oprogramowania HR umożliwia jego wypróbowanie, nie wahaj się skorzystać z tej oferty. Sprawdź, jak działa system, czy jest łatwy w użyciu i czy naprawdę pozwala ci robić wszystko, co chcesz. Jeśli jesteś zainteresowany wersją demo, poproś również eksperta z firmy oferującej oprogramowanie o zaprezentowanie poszczególnych funkcji. Możesz zapytać o wszelkie niejasności lub zorganizować dostosowanie pod klucz.
Jeśli zastanawiasz się nad zakupem oprogramowania HR dla swojej firmy, wypróbuj wersję demonstracyjną oprogramowania Pinya HR i przekonaj się, czy nasze oprogramowanie HR jest właściwym wyborem dla Twojej firmy. Możesz wypróbować je tutaj.
.png)
