Pavel Mrazek: Jak pandemia wpłynęła na trendy w projektowaniu biur?

Pavel Mrázek jest założycielem firmy Hezkey, która zajmuje się projektowaniem i realizacją wnętrz komercyjnych i mieszkalnych. Przeprowadziliśmy wywiad z Pavlem na temat projektowania biur, w którym specjalizuje się jego firma.

Projektujesz wnętrza od ponad 8 lat. Czy możesz nam powiedzieć, jak zmieniło się projektowanie biur, odkąd zacząłeś zajmować się projektowaniem wnętrz?

Firmy stają się coraz bardziej świadome, że środowisko pracy ma znaczenie, a ludzie są ich największym kapitałem, w który warto inwestować.
Środowisko pracy wpływa na efektywność pracowników, a tym samym na wyniki firmy. Kiedy zakładaliśmy firmę, mówiło się już o "śmierci" open space'ów, które zdaniem naiwniaków zostały stworzone w celu obniżenia kosztów i stałej kontroli. Oczywiście zjawisko to nie umarło, ponieważ większość firm nie chce działać w mniejszych, zamkniętych biurach, które również nie sprzyjają budowaniu kultury firmy. Coraz więcej firm odkrywa jednak, że klasyczny open space nie do końca się sprawdza.

Jakie są główne różnice? Co zmieniło się najbardziej?

Przenikanie się pracy i "domu" - jest to związane z rozwojem domowego biura, w którym firmy działają w sposób hybrydowy (część osób pracuje w biurze, część w domu). Nowoczesne środowisko pracy nie oznacza już po prostu krzesła biurowego i dużego biurka, ale więcej opcji - bar lub miejsce do siedzenia w salonie do krótszej pracy lub możliwość współpracy z kolegami w wielofunkcyjnym pokoju warsztatowym lub strefie relaksu.

Jaki był wówczas największy trend w projektowaniu biur? A jakie trendy można zaobserwować dzisiaj?

Był to czas, gdy poprzeczka została ustawiona naprawdę wysoko przez Google i inne firmy technologiczne, które zaczęły sprawiać, że biura stały się miejscem, którego nie chce się opuszczać. Oprócz kolorowego środowiska pełnego różnorodnych zakamarków, udogodnienia dla pracowników, takie jak stołówka i siłownia, zapewniają, że pracownicy nie mają powodu, aby opuszczać firmę. To, co wiele osób i właścicieli firm pamięta z tej koncepcji, to drobne, ale atrakcyjne szczegóły - sale zabaw i zjeżdżalnie między piętrami. Często chcieli włączyć je również do swoich firm.

‍ Stałym trendem jest większy nacisk na przestrzenie poza stanowiskiem pracy, a więc różne strefy relaksu i aneksy kuchenne z miejscami do siedzenia, w których koledzy mogą spotykać się nieformalnie lub pracować przez chwilę.

‍

Pandemia zmieniła wiele rzeczy, nie tylko biura. Niektóre z nich wciąż stoją puste, ponieważ pracownicy nadal pracują z domów. Czy ostatnio firmy częściej zwracają się do Ciebie, aby zaprojektować biura, do których pracownicy będą chętnie wracać?

Oczywiście - kierownictwo nie lubi widoku pustych biur. Co więcej, według badań - na przykład przeprowadzonych przez CBRE w 8 krajach Europy Środkowej i Południowej, w tym w Czechach - 48% osób woli łączyć pracę z domu z pracą w biurze.
Oświecone firmy zaczynają rozumieć, że biura muszą zostać przeprojektowane i dostosowane do hybrydowego stylu pracy. W przeciwnym razie będą nadal płacić duże sumy za niewykorzystaną przestrzeń. Co najważniejsze, stracą talenty, które wolą pracować w wygodnym środowisku pracy, które pozwala im na elastyczność.

Jak tworzyć biura dostosowane do hybrydowego stylu pracy?

Zaczynamy od identyfikacji potrzeb kadry zarządzającej.
Następnie łączymy wszystko z przestrzenią i budżetem oraz łączymy z naszym know-how i doświadczeniem. Naszym celem jest tworzenie biur, które pomagają ludziom osiągać najlepsze wyniki. Każdy zawód ma specyficzne wymagania - na przykład dla bardziej kreatywnych zawodów, takich jak marketing, odpowiedni jest coworking -pracownik nie musi mieć stałego miejsca pracy, ale ceni sobie zmienne strefy, zamknięte budki telefoniczne i spotkania online. Z kolei księgowi i prawnicy, na przykład, nadal preferują zamknięte biura do swojej w dużej mierze niezależnej pracy.

Jaki jest klucz do dostosowania biura do popularnego obecnie modelu flexi office? Elastyczne biuro to koncepcjaśrodowiska pracy, które pozwala firmie szybko reagować na bieżącą sytuację. Na przykład, gdy firma się rozwija, gdy niektóre osoby muszą zostać zwolnione lub gdy trzeba zorganizować spotkanie ogólnofirmowe. Do tych celów nie potrzebują ogromnej sali konferencyjnej, ale mogą po prostu przearanżować, na przykład, strefę relaksu. Przestrzeń można łatwo przearanżować za pomocą mobilnych przegród i mebli.

‍

Jaka jest różnica między flexi office a smart office?

Inteligentne biuro kojarzy się przede wszystkim z przejściem od stałych, stacjonarnych stanowisk pracy - jedno krzesło i duże biurko na pracownika - do systemu tak zwanych pływających stanowisk pracy, które pracownicy rezerwują online lub po prostu siadają tam, gdzie jest miejsce. System ten zakłada, że pracownik nie musi siedzieć w jednym miejscu przez cały dzień. Przez część dnia pracuje z zespołem w sali konferencyjnej, a następnie przez kilka godzin siedzi na podwyższeniu przy barze lub w strefie relaksu.
Przechodząc na inteligentne biuro, firma może zmniejszyć przestrzeń przeznaczoną na biura o ponad 20%, a następnie przeznaczyć zaoszczędzoną przestrzeń na obszary wspólne lub wynająć zaoszczędzoną przestrzeń. Obecnie nawet bardziej konserwatywne firmy, takie jak siedziba Komerční banka, przechodzą na modelinteligentnego biura.

Rośnie zainteresowanie projektowaniem biur.

Dlaczego firma powinna rozważyć przekształcenie standardowego środowiska biurowego (najczęściej open space) w biuro flexi? Jakie są główne zalety tego typu biura?

Elastyczne biuro jest odpowiednie dla każdej firmy, która chce być w stanie szybko reagować na zmiany. Punktem wyjścia dla elastycznych biur jest unikanie interwencji strukturalnych w jak największym stopniu i, na przykład, rozwiązywanie przegród pokojowych za pomocą mebli lub zielonych ścian, które można łatwo przearanżować. Kluczem jest to, że klient inwestuje w swoją nieruchomość, a nie w wynajmowane rozwiązanie. Dlatego interesującą inwestycją może być na przykład przenośna budka telefoniczna, która nie zawsze jest tania, ale można ją łatwo przenieść podczas przeprowadzki do nowej siedziby.

Kolejną zaletą jest lepsze wykorzystanie istniejącej przestrzeni. Na przykład, stworzyliśmy strefę relaksu dla Heureki, gdzie można odpocząć, zjeść lunch, pracować lub odbyć szybkie spotkanie w tym samym czasie. Alternatywnie, przestrzeń można przearanżować i wykorzystać na spotkanie firmowe lub zajęcia jogi.

Jak myślisz, w jaki sposób biuro może być zarówno interesujące pod względem projektu, jak i praktyczne w użyciu?

Zadaniem wprawnego architekta czy projektanta wnętrz jest dobrze to połączyć.
Na pewno warto inwestować w biura i nie zostawiać tego firmom projektowym, które są ograniczone dostarczanym asortymentem i często nie mają niezbędnego know-how. Do tego ciekawy design niekoniecznie musi być drogi. Nie polecam jednak rozpoczynania poszukiwań odpowiedniego rozwiązania bez eksperta.

Jak popularne są obecnie tak zwane strefy relaksu w siedzibach firm?  

Stają się coraz bardziej popularne! A my lubimy je projektować. Mają one jeszcze większy sens wraz z przejściem na inteligentne biuro i pracę hybrydową. Nie muszą mieć tylko funkcji wypoczynkowej. Można w nich pracować lub organizować spotkania zespołu.

Wiele firm kusi poszukujących pracy ogłoszeniami o pracy ze stołem do piłkarzyków w miejscu pracy, ale rzeczywistość jest inna - nikt tak naprawdę nie ma na to czasu, a stół do piłkarzyków zwykle pozostaje nieużywany. Jak zaprojektować strefę relaksu, aby była naprawdę korzystna dla pracowników?

Naprawdę warto kupić piłkę nożną tylko dla firmy, w której pracownicy nie boją się nią grać. Chodzi o kulturę firmy. Dla wielu firm o surowej kulturze pracy jest ona bezużyteczna. Dla firm, w których istnieją nieformalne relacje i zaufanie, może to być dobry inicjator spotkań i relaksu.

Dzięki elastycznemu projektowi biura firma może zaoszczędzić ponad 20% powierzchni biurowej.

Czy projektujesz również tzw. strefy fitness w firmach?  

Oddzielna strefa fitness ma sens zarówno dla większych firm, które chcą zatrzymać pracowników w swoich siedzibach tak długo, jak to możliwe, jak i dla firm IT i startupów, które chcą wspierać swoją kulturę korporacyjną lub wyróżniać się na tle konkurencji.  

Jednak to, co ma sens dla wielu firm, to możliwość stworzenia przestrzeni do zajęć jogi lub ćwiczeń grupowych. Taką przestrzeń można stworzyć na przykład w strefie relaksu, gdzie szybkie przestawienie mebli tworzy wolną przestrzeń.

Jaki jest przedział cenowy projektów biur? Jaką przybliżoną kwotę powinna przygotować firma zatrudniająca 100 pracowników, jeśli zdecyduje się zmienić swoje biuro ze zmęczonego open space'u na nowoczesne flexi office?

Oczywiście zależy to od obecnej sytuacji i tego, co z obecnego wyposażenia można wykorzystać. Taka bardzo przybliżona kotwica cenowa to około 10 tysięcy koron plus VAT za metr kwadratowy przebudowanej powierzchni. Ale to może się zmieniać w obie strony, w zależności od wymagań klienta. My jesteśmy po to, aby jak najefektywniej wykorzystać zasoby klienta, a klient inwestuje tylko w to, co ma sens. Alternatywnie, możemy również przebudowywać etapami i stopniowo uwalniać zasoby. Dobry projekt wnętrza jest jednak niezbędny.