Dla wielu działów HR praca z domu jest dużą nowością, ale istnieje wiele międzynarodowych firm, które od dawna podążają ścieżką pracy zdalnej i sprawdza się ona w ich przypadku. Na przykład firmy takie jak WordPress, wiodąca na świecie platforma do tworzenia stron internetowych, Google i firma Buffer, zajmująca się aplikacjami społecznościowymi, pracują głównie zdalnie, a ich pracownicy są rozproszeni po całym świecie. Mimo to ich działy HR osiągają wysokie wyniki, a pracownicy są zadowoleni w dłuższej perspektywie.
Dla wszystkich menedżerów HR, którzy obecnie pracują z domu, przygotowaliśmy kilka wskazówek, które są stosowane przez powyższe firmy i pozwalają im dobrze wykonywać zadania HR, nawet jeśli menedżerowie HR nie widzą fizycznie swoich pracowników.
Zwróć uwagę na kulturę firmy
Przede wszystkim należy obalić tradycyjne mity na temat kultury korporacyjnej. Jest ona często ignorowana w tradycyjnych środowiskach, ponieważ oczekuje się, że powstanie i ukształtuje się organicznie. Problem pojawia się jednak, gdy ogólny klimat w biurze nie jest zdrowy. W takim przypadku, jeśli pozwolimy, aby kultura firmy tworzyła się automatycznie, będzie się ona składać ze strachu lub lenistwa, a HR i kierownictwu wyższego szczebla będzie bardzo trudno zmienić konfigurację kultury firmy.
Przeciwnym mitem jest przekonanie, że luźna kultura korporacyjna jest sztuczką, która rozwiąże wszystkie problemy pracowników. Niektóre działy HR wierzą, że wystarczy kupić stół bilardowy lub stworzyć kącik gier wideo, a zadowolenie pracowników będzie gwarantowane.
Kultura firmy składa się tak naprawdę z dwóch głównych elementów: szacunku i zaufania. Niezależnie od tego, czy pracujesz w biurze, czy zdalnie. Ale jak budować te wartości, jeśli zarówno dział HR, jak i większość pracowników pracuje z domu?
Ustalanie oczekiwań i standardów komunikacji
Większość firm ma ustalone standardy komunikacji, ale zbyt często jest to sprawa jednostronna. Firma ustala oczekiwania i standardy dotyczące pracy z domu, w tym ilość pracy, jaką pracownicy mają wykonać i kiedy. Jednak pracownik często nie wie, czego oczekiwać od kierownictwa, ale od innych członków zespołu. Otrzymuje zadania, ale nie zna już zadań innych członków zespołu i często nie wie, dlaczego faktycznie wykonuje określone zadanie.
Komunikacja, zarówno osobista, jak i zdalna, jest zawsze dwukierunkowa. Przede wszystkim pracownicy muszą wiedzieć, co następuje:
- Jakie zadania są wykonywane przez poszczególnych członków zespołu.
- Jakie zadania są obsługiwane przez przełożonego i ewentualnie inne zespoły w firmie.
- Kto konkretnie odpowie na jego część zadań.
- Z kim mogą się skontaktować, jeśli potrzebują porady lub konsultacji.
- Czy koledzy online są gotowi odpowiedzieć na pytania, czy też są zajęci.
W biurze łatwo jest uzyskać potrzebne informacje osobiście lub dowiedzieć się, kiedy kolega jest wolny, ale podczas pracy zdalnej musimy przekazać wszystkie powyższe informacje na piśmie z wyprzedzeniem.
Korzystanie z narzędzi komunikacji zdalnej
Używaj poczty e-mail do bardziej złożonej komunikacji, którą chcesz rejestrować i która nie jest szczególnie pilna. Platforma Office 365 jest najczęściej używana do komunikacji e-mail w pracy zdalnej w czeskim środowisku biznesowym.
Domki i wideokonferencje
Używaj narzędzi czatu do natychmiastowej komunikacji. Używaj połączeń wideo do dyskusji wieloosobowych, zazwyczaj spotkań działów lub oddziałów. Ich główną zaletą jest możliwość fizycznego zobaczenia uczestników i monitorowania ich komunikacji niewerbalnej, która jest niewidoczna na czacie. Połączenia wideo zmniejszają zatem ryzyko nieporozumień.
Najczęściej używanymi narzędziami w tym obszarze są:
- Microsoft Teams, który jest częścią Office 365.
- Google Hangouts
- Facebook Workplace, który wdrożył narzędzia takie jak Facebook Messenger czy WhatsApp.
- Slack, narzędzie służące wyłącznie do czatowania.
- Zoom, narzędzie przeznaczone wyłącznie do wideokonferencji, ma tę zaletę, że jest zintegrowane z Microsoft Teams.
W czasie ogłoszonego kryzysu związanego z koronawirusem wszystkie wyżej wymienione platformy oferują możliwość bezpłatnego korzystania z podstawowych funkcji.
Udostępnianie dokumentów
Możliwość udostępniania dokumentów online jest bardzo ważna, najlepiej z możliwością wspólnej pracy nad jednym dokumentem. Praca z domu jest łatwiejsza i bardziej elastyczna, gdy korzysta się ze współdzielonych dokumentów. Również w tym przypadku można skorzystać z szeregu rozwiązań:
- Office 365 z OneDrive i SharePoint: zdecydowanie najwygodniejsza platforma do udostępniania dokumentów, ale także aktualizacji i informacji wewnętrznych.
- Google G Suite: platforma, która łączy podstawowe narzędzia Google, takie jak Dysk Google, Dokumenty Google i Google Hangouts.
Udostępnij swoje kalendarze
Jeden centralny wspólny kalendarz, w którym każdy może zobaczyć, co robią poszczególni pracownicy i łatwiej zaplanować spotkania, czaty i czaty wideo, jest podstawą udanej współpracy zdalnej. Współdzielone kalendarze są możliwe na większości platform do komunikacji zdalnej.
Regulować komunikację, ale tylko ogólnie
Oczywiście komunikacja przy użyciu zdalnych platform musi być regulowana, ale tylko ogólnie. Podstawowe zasady powinny być następujące:
- Pracownicy powinni rozmawiać indywidualnie w parach lub w małych zespołach, nie należy tworzyć dużych pokojów rozmów, w których każdy może wpisać cokolwiek, a komunikacja jest tak nieprzejrzysta.
- Poproś współpracowników, aby zawsze informowali o swoim statusie, tj. czy są online, offline, zajęci, na spotkaniu itp.
- Określ godziny pracy, w których koledzy pracujący w biurze domowym powinni być pod telefonem i nie zapomnij o ustaleniu przerw, w tym przerwy na lunch.
Unikaj monitorowania czatów, indywidualna komunikacja powinna pozostać prywatną sprawą między czatującymi. Zapewnij użytkowników, że czaty są prywatne i nie zabraniaj używania GIF-ów, emotikonów, żartów, filmów i memów w czatach.
Korzystanie z e-learningu
Jeśli Twoja firma nie korzysta jeszcze z e-learningu, nadszedł czas, aby to zmienić. W przypadku pracy z domu, e-learning jest idealnym narzędziem. Domowe biuro oferuje więcej czasu na pracę kreatywną lub projektową. Pracownicy mają czas, aby skupić się szczegółowo na jednym zagadnieniu, a e-learning może być dla nich dobrą okazją do zdobycia nowych informacji i poszerzenia wiedzy branżowej.
Przygotuj interesujące kursy e-learningowe dla swoich pracowników w ich dziedzinie. Jeśli Twój dział HR organizuje kursy językowe, kursy umiejętności miękkich lub regularne kursy zawodowe, przygotuj materiały do nauki dla pracowników i stwórz testy sprawdzające ich wiedzę.
Automatyzacja procesów HR
Dział HR wykonuje szeroki zakres zadań administracyjnych, które można zautomatyzować za pomocą oprogramowania i wdrożyć nawet w sytuacjach, gdy menedżerowie i specjaliści HR pracują z domu.
W przypadku pracy zdalnej zalecamy automatyzację następujących czynności:
- Rejestrowanie informacji o pracownikach: dzięki oprogramowaniu HR, które jest dostępne online, będziesz mieć przy sobie pełną dokumentację pracowniczą, nawet w biurze domowym, w tym zapisy dotyczące przekazanych aktywów, przeprowadzonych szkoleń, dokumentów prawa pracy i pełnych danych kontaktowych.
- Wnioski: online będziesz mógł rozpatrywać wnioski o urlop, zwolnienie lekarskie, dni chorobowe, chorobę, czas wolny wyrównawczy.
- Odejście pracownika: administracyjna część odejścia pracownika może być łatwo obsługiwana online.
- Wdrażanie nowego pracownika: oprogramowanie HR pozwala szybciej wdrożyć pracownika i wykonać wszystkie zadania administracyjne online, bez konieczności fizycznego kontaktu z nowym pracownikiem.
- Rocznice i urodziny: oprogramowanie HR umożliwia składanie życzeń pracownikom z okazji rocznic i urodzin, nawet jeśli pracują w biurze domowym.
Znajdź strategicznego partnera do pracy zdalnej
Z przyjemnością pomożemy Ci skonfigurować zdalną współpracę. Jesteśmy Pinya, czeską firmą zajmującą się bezpieczeństwem IT, tworzącą korporacyjne rozwiązania intranetowe głównie dla SharePoint, Office 365, aplikacji biznesowych PowerApps. Specjalizujemy się również w tworzeniu niestandardowego oprogramowania, takiego jak Pinya HR, oprogramowanie dla specjalistów HR. Dla obszaru pracy z domu oferujemy rozwiązania dla następujących zadań w środowisku Microsoft Office 365 i SharePoint:
- Udostępnianie dokumentów firmowych między pracownikami
- Planowanie i realizacja spotkań online
- Centralny rejestr zadań
- Obieg i zatwierdzanie faktur
- Protokoły z posiedzeń
- Zarządzanie projektami
- Nadzór nad pracą w trybie homeoffice
- Szkolenie/e-learning
Opracowaliśmy oprogramowanie Pinya HR specjalnie dla specjalistów HR, które może uprościć pracę HR w firmie. Możesz wypróbować Pinya HR za darmo i bez zobowiązań poprzez demo.
.png)
