Dokument dokumentujący rozwiązanie stosunku pracy
Podstawowym dokumentem potwierdzającym ustanie stosunku pracy jest porozumienie o rozwiązaniu umowy o pracę, wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiązanie umowy o pracę w trybie natychmiastowym przez pracownika lub pracodawcę. Najczęstszą formą rozwiązania stosunku pracy jest wypowiedzenie złożone przez pracownika. Wypowiedzenie umowy o pracę musi mieć formę pisemną, a dział HR musi zwrócić szczególną uwagę na następujące kwestie:
- Sprawdź, czy dokument spełnia wszystkie wymogi prawne
- Upewnij się, że dokument został prawidłowo dostarczony, najlepiej podpisany zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę, z dodaną datą dostarczenia.
Potwierdzenie zatrudnienia
Kolejnym ważnym obowiązkiem powierzonym działowi kadr w momencie odejścia pracownika jest wydanie i dostarczenie świadectwa pracy. Świadectwo to musi zostać wystawione i przekazane pracownikowi przez pracodawcę w momencie jego odejścia. Jest to obowiązek prawny, a szczegóły dotyczące świadectwa pracy są precyzyjnie określone. Jeśli pracodawca nie przekaże prawidłowo świadectwa, naraża się na grzywnę ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, ale może również zostać pozwany za szkody poniesione przez pracownika w wyniku niewydania świadectwa. Zazwyczaj jest to niemożność podjęcia nowej pracy.
Anulowanie dostępu do sieci wewnętrznej, systemu wewnętrznego i poczty elektronicznej
Dział HR musi upewnić się, że odchodzący pracownik nie ma dostępu do wewnętrznych systemów. Zazwyczaj odbywa się to poprzez usunięcie osobistego konta pracownika w sieci firmowej. Zgodnie z przepisami prawa, konto e-mail pracownika powinno zostać usunięte w ten sam sposób. Osoby inne niż odchodzący pracownik nie powinny uzyskać dostępu do konta e-mail. Najprostszym sposobem jest poinformowanie wszystkich partnerów biznesowych o zmianie kontaktowego adresu e-mail i przekierowanie nowo przychodzących wiadomości do skrzynki odbiorczej pracownika, który przejmuje pracę.
Zwrot całej przeniesionej własności
Sprzęt roboczy i dokumenty są zawsze własnością pracodawcy. Pracownik ma obowiązek zwrócić je wszystkie po zakończeniu stosunku pracy, chyba że uzgodni z pracodawcą np. zakup komputera. Również w tym przypadku zwrot przekazanego mienia jest zadaniem działu HR, który musi wiedzieć, jakie narzędzia zostały powierzone pracownikowi. Wskazane jest sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym pracownik pisemnie potwierdza, że zwrócił cały sprzęt służbowy, a dział kadr potwierdza wszystko swoim podpisem.
Administrowanie zwrotem przekazanych aktywów jest bardzo czasochłonne, ale dział HR może z łatwością zająć się tym w ciągu kilku minut, jeśli ma dobry rejestr przekazanych aktywów.
Wynagrodzenie za pracę, wynagrodzenie urlopowe, zastępowanie wynagrodzenia
Kiedy pracownik odchodzi, dział HR jest odpowiedzialny za rozwiązanie kwestii płac. Musi upewnić się, że ostatnie wynagrodzenie zostało wysłane na konto pracownika, sprawdzić, czy wszystkie ustawowe urlopy zostały wykorzystane. Jeśli urlop nie został wykorzystany, pracodawca musi zwrócić pieniądze pracownikowi. Z tego powodu dział kadr zwykle sprawdza status urlopu przed odejściem pracownika i, jeśli to konieczne, poleca pracownikowi odrobienie urlopu w okresie wypowiedzenia. Na ostatniej liście płac dział kadr nie może zapomnieć o dodatkowym lub zastępczym wynagrodzeniu.
Kontrolowanie wykorzystania urlopu jest znacznie uproszczone dzięki oprogramowaniu, które może rejestrować i zarządzać wszystkim bez potrzeby interwencji działu HR.
Zarządzanie dokumentacją pracowniczą
Prawo do przechowywania akt osobowych pracownika wygasa z chwilą rozwiązania stosunku pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi natychmiast zniszczyć akta. Pracodawca ma prawo do zachowania wybranych informacji o pracowniku. Są to informacje, które są potrzebne do ewentualnego postępowania sądowego lub ostatecznego zakończenia sprawy sądowej lub przedawnienia. Okres ten wynosi 3 lata od zakończenia zatrudnienia. Po tym czasie akta zatrudnienia muszą zostać zniszczone. Jednak lista płac i inne określone dokumenty nie podlegają temu obowiązkowi; zamiast tego ich wymagany okres archiwizacji wynosi 30 lat.
Zarządzanie dokumentacją pracowniczą i jej prawidłowe usuwanie jest wymagającą częścią administracyjną pracy każdego specjalisty ds. kadr. Znacznym uproszczeniem tej części pracy specjalistów HR będzie przechowywanie wszystkich dokumentów i informacji o pracowniku w jednym miejscu, najlepiej w formie danych.
Powiadomienie władz o rozwiązaniu stosunku pracy
Prawo przewiduje bardzo krótkie terminy na powiadomienie przez pracodawcę odpowiednich organów państwowych o rozwiązaniu stosunku pracy. Pamiętaj, że w ciągu 10 dni od daty rozwiązania stosunku pracy masz obowiązek zgłosić wakat do urzędu pracy, dopełnić obowiązku zgłoszenia do urzędu pracy byłego pracownika, powiadomić sąd lub syndyka masy upadłościowej o tym, że dłużnik przestał u Ciebie pracować. Należy również poinformować o odejściu ubezpieczyciela zdrowotnego pracownika i odpowiedni Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Dodatkowe obowiązki
Świadectwo pracy
Pracodawca nie musi wydać pracownikowi raportu o zatrudnieniu automatycznie po rozwiązaniu stosunku pracy, ale tylko wtedy, gdy pracownik tego zażąda. W takim przypadku pracodawca ma 15 dni na wydanie raportu, ale nie wcześniej niż 2 miesiące przed zakończeniem stosunku pracy.
Sprawdzanie klauzuli konkurencyjnej
Zaleca się sprawdzenie, czy z pracownikiem uzgodniono klauzulę konkurencyjną. Jeśli taka klauzula została wynegocjowana, należy zwrócić uwagę na ograniczenie okresu negocjacji do 1 roku oraz na konieczną płatność dla byłego pracownika w celu wypełnienia obowiązków określonych w klauzuli, w przeciwnym razie klauzula jest nieważna.
Obowiązek zachowania poufności
Jeśli pracownik nie ma obowiązku zachowania poufności w swojej umowie o pracę nawet po ustaniu stosunku pracy, zaleca się ustanowienie takiego obowiązku na przykład w porozumieniu o rozwiązaniu umowy o pracę po jego odejściu, a w razie potrzeby zapewnienie jego przestrzegania za pomocą kary umownej.
.png)
.png)
