Digitalizacja, czyli przeniesienie agendy korporacyjnej z formy papierowej do elektronicznej, od dawna uważana jest za ścieżkę, którą każda firma będzie musiała podążać w najbliższej przyszłości. Kryzys związany z koronawirusem i związany z nim wzrost popularności biur domowych i współpracy zdalnej stanowiły punkt zwrotny w procesie stopniowej cyfryzacji. Większość firm zdała sobie sprawę, że przyszłość już nadeszła i nie ma innego wyjścia, jak tylko dostosować się do nowych warunków. Rozpoczęły się poszukiwania prostych platform do pracy zdalnej. Potrzeba cyfryzacji procesów firmowych dotknęła wszystkie działy firmy, ale najważniejszym rozwiązaniem tej nowej sytuacji był i jest HR. Zarządzanie zasobami ludzkimi z natury opiera się na kontakcie twarzą w twarz, więc przeniesienie agendy HR online oznaczało przytłaczającą interwencję dla HR.
Specjaliści HR zareagowali na skok w erę cyfrową, korzystając ze sprawdzonych narzędzi, klienta poczty e-mail Outlook, narzędzia komunikacyjnego Skype i udostępniania plików za pośrednictwem pamięci masowej w chmurze. Na krótką metę byli w stanie zarządzać swoją agendą HR w ten sposób, ale im dłużej ograniczenia spowodowane przez COVID-19 opóźniały powrót pracowników do biura, tym bardziej pojawiało się pytanie o systemowe rozwiązanie cyfryzacji agendy HR. Specjaliści i menedżerowie HR po prostu stwierdzili, że niestety nie mogą obejść się bez specjalistycznego oprogramowania, które uwolni ich ręce i zautomatyzuje powtarzalne czynności HR. Segregatory i arkusze kalkulacyjne Excel odeszły do lamusa, ale co dalej?
Jak rozpocząć cyfrową transformację działu HR?
Firmy, które jeszcze przed nadejściem kryzysu związanego z koronawirusem liczyły na cyfryzację agendy HR, w sytuacji kryzysowej sięgnęły po przygotowane plany transformacji cyfrowej lub zwróciły się do wewnętrznego pracownika lub zewnętrznego partnera, który zajmuje się tym obszarem. W przypadku tych firm przejście do ery cyfrowej odbyło się płynnie, a pracownicy często nie zauważyli zmiany. Sytuacja wyglądała diametralnie inaczej w przypadku firm, które nie planowały cyfryzacji w obszarze HR. Firmy te często działały po omacku, a rezultatem była strata czasu i pieniędzy. Przejście na zdigitalizowaną agendę HR nie jest zasadniczo skomplikowane, ale wystarczy przestrzegać trzech podstawowych zasad:
Znajdź doświadczonego partnera
Wdrożenie przeniesienia działań HR do świata cyfrowego jest nie do pomyślenia w sytuacji, gdy firma nie ma z tym doświadczenia. W takim przypadku zdecydowanie warto zwrócić się do doświadczonego partnera zewnętrznego, który przygotował funkcjonalne technologie i dokładnie wie, jak je wdrożyć w firmie. Właściwy partner zaoferuje rozwiązanie programowe, które zostanie włączone do agendy firmy w sposób organiczny i bez negatywnego wpływu na działalność działu.
Wybierz rozwiązanie, mając na uwadze cenę i jakość
Sektor technologii cyfrowych oferuje zróżnicowaną gamę rozwiązań, od wysokiej klasy systemów, przez potężne narzędzia programowe z wieloma funkcjami, po tanie aplikacje. Wybierając konkretne oprogramowanie do elektronicznego zarządzania zasobami ludzkimi, należy zawsze dokładnie rozważyć korzyści płynące ze wszystkich funkcji oprogramowania i jego cenę. Zwróć uwagę na miesięczne opłaty, a nie tylko koszt początkowego wdrożenia. Jednym z głównych kryteriów przy wyborze oprogramowania musi być szybkość zwrotu z inwestycji.
Zaangażowanie pracowników w transformację
Nowe oprogramowanie jest straszakiem dla wielu pracowników. Obawy często wynikają z wcześniejszych złych doświadczeń z wdrażaniem nowego oprogramowania. Pokaż pracownikom, w jaki sposób nowe narzędzie ułatwi im pracę. Bardzo ważne jest, aby nie zapominać o szkoleniu pracowników, ponieważ ludzie mają największy opór przed rzeczami, których nie rozumieją.
Wybierz usługę, która potrafi się dostosować
Burzliwe czasy związane z pandemią COVID-19 pokazały, jak ważna jest umiejętność szybkiego dostosowywania się do nowych warunków. A oprogramowanie, które wybierzesz, aby przekształcić swoją agendę biznesową w cyfrową, powinno opanować tę sztukę. Sprawdź, czy usługa wybrana do cyfryzacji zareagowała na przykład na obowiązkowe testy na COVID-19 i wdrożyła rejestr przeprowadzonych testów lub szczepień.
W chmurze czy lokalnie?
Po wybraniu odpowiedniego dostawcy cyfryzacji HR, należy zwrócić uwagę na rozwiązanie techniczne. Oprogramowanie HR jest zazwyczaj dostarczane w dwóch podstawowych wariantach: w chmurze lub jako oprogramowanie lokalne. Każda firma odpowiada innemu rozwiązaniu technicznemu, a korzyści dla firmy powinny odgrywać kluczową rolę przy podejmowaniu decyzji, które z nich wybrać.
Chmura lub oprogramowanie jako usługa (SaaS)
W tym typie dostarczania oprogramowania system jest hostowany centralnie. Firma nie musi martwić się o sprzęt, zajmuje się jedynie kosztami licencji.
Oprogramowanie lokalne
Z drugiej strony, w tym typie licencjonowania oprogramowanie jest instalowane lokalnie na serwerach firmy. Opłata licencyjna jest zwykle niższa, a firma nie płaci za zarządzanie i utrzymanie chmury.
Które rozwiązanie do cyfryzacji jest tańsze?
W przypadku rozwiązania SaaS nie ma inwestycji początkowej, ale licencje są droższe. On-premise oferuje odwrotną sytuację, tj. wysoką początkową inwestycję w sprzęt i niższe ceny licencji. Ogólnie rzecz biorąc, rozwiązanie w chmurze jest bardziej opłacalne.
Co z bezpieczeństwem danych?
Agenda HR zawiera dane, które są bardzo wrażliwe pod względem wycieku, dlatego ważne jest, aby podkreślić jakość bezpieczeństwa przy wyborze rozwiązania technicznego do cyfryzacji. Pod względem bezpieczeństwa wygrywa rozwiązanie chmurowe. Wynika to z faktu, że dostawcy usług w chmurze zazwyczaj stosują środki bezpieczeństwa, na które większość organizacji nie może sobie pozwolić.
Które rozwiązanie umożliwia szybsze wdrożenie?
Rozwiązania chmurowe można wdrożyć w firmie niemal natychmiast. Firma nie musi martwić się o instalację sprzętu lub aplikacji. Rozwiązania lokalne wymagają znacznie więcej czasu na uruchomienie, co może być znaczącą wadą w niektórych sytuacjach.
Które rozwiązanie techniczne jest najlepsze dla Twojej firmy?
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Każda firma ma swoje specyficzne wymagania. Istnieje jednak kilka parametrów, które ułatwią podjęcie decyzji. Dobrym pomysłem jest zastanowienie się przed podjęciem decyzji:
- Który model płatności najbardziej odpowiada firmie
- Jak chcę zabezpieczyć swoje dane?
- Jak szybko chcę wdrożyć system
.png)
