Martina, jak Twoim zdaniem zmieniają się procesy HR, gdy firma przechodzi od start-upu do scale-upu?
W start-upach, HR jest często pobocznym działem dla założycieli, którzy zajmują się nim równolegle z marketingiem czy sprzedażą. Wraz z rozwojem firmy pojawiają się nowi pracownicy, a wraz z nimi nowe wyzwania i oczekiwania. Nie wystarczy po prostu zatrudnić odpowiednich ludzi - trzeba stworzyć środowisko, w którym będą chcieli zostać na dłużej. Największą zmianą jest kultura firmy. W małym zespole ludzie znają się osobiście, a informacje rozprzestrzeniają się naturalnie. Gdy firma przekroczy próg 80 osób, nie można już polegać na osobistych kontaktach i pojawia się potrzeba jasnych procesów. Może to być dużym wyzwaniem, jeśli starasz się zachować oryginalny klimat start-upu.
Dlaczego pracownicy odchodzą ze start-upu, gdy ten zaczyna się rozwijać?
Nie wszyscy czują się komfortowo w tym wyraźnie ustrukturyzowanym środowisku - niektórzy je zaakceptują, inni opuszczą. Ludzie mogą być niezadowoleni ze wzrostu liczby procesów i utraty osobistego kontaktu. Inni stwierdzą, że ich sposób pracy, który był wystarczający w fazie rozruchu, nie jest już wystarczający w fazie skalowania. Firma i jej potrzeby ewoluują i nie wszyscy chcą lub są w stanie dostosować się w tym samym tempie. Kiedy te oczekiwania zaczynają się rozchodzić, pojawia się okres frustracji, który nie jest łatwy do opanowania.
"Oczywiście bardzo ważne jest to, w jaki sposób komunikuje się potrzebę zmian, co w znacznym stopniu zapobiega frustracji ludzi".
Ponadto firma musi zacząć zajmować się budżetem, co pociąga za sobą również pewne zmiany w procesach HR - od wynagrodzeń po szkolenia.
W jaki sposób skonfigurowany jest system nagradzania w start-upie i dlaczego musi się on zmienić w scale-upie?
Wraz z rozwojem firmy rosną oczekiwania pracowników w zakresie wynagrodzeń i świadczeń. Oba muszą być nie tylko atrakcyjne, ale także zrównoważone w perspektywie długoterminowej. Ponadto na sytuację często wpływają zmiany legislacyjne, które mogą zasadniczo zmienić świadczenia - tak jak miało to miejsce w ubiegłym roku, na przykład w 2024 r. W start-upie wynagrodzenie często opiera się na zasadzie "kto co dostanie". Wówczas zdarza się na przykład, że teamleader ma niższe wynagrodzenie niż członkowie jego zespołu, ponieważ zostali zrekrutowani na innym etapie rozwoju firmy. Aby uniknąć takich nierówności, kluczowe jest ustanowienie sprawiedliwego systemu wynagrodzeń, który odzwierciedla rzeczywistość rynku pracy i wewnętrzną strukturę firmy.
Dlaczego uczenie się i ocena wyników są kluczowe w procesie zwiększania skali?
Rozwój firmy to także nowe wyzwania dla pracowników. Nie wystarczy tylko ich zatrudnić - trzeba dać im możliwość rozwoju. Właśnie dlatego musimy stworzyć system szkoleń, który motywuje ludzi, rozwija ich karierę i pomaga firmie zatrzymać talenty. Oceny wyników są równie ważne. Nasz system w FAVI jest przejrzysty i sprawiedliwy. Zachęcamy do ciągłego przekazywania informacji zwrotnych nie tylko z góry na dół, ale także w drugą stronę. Ważne jest, aby określić, w jaki sposób je dostarczać, jak często i w jakim celu, aby były naprawdę korzystne i nie popadały w formalność.
Jak zarządzać onboardingiem, adaptacją i rekrutacją w szybko rozwijającej się firmie?
W rozwijającej się firmie kluczowe znaczenie ma jak najszybsze zintegrowanie nowych osób z zespołem i sprawienie, by poczuli się jego częścią. Specjaliści ds. zasobów ludzkich muszą dostosować proces wdrażania we współpracy z menedżerami, tak aby nowi pracownicy mieli jasne oczekiwania od samego początku i mieli wpływ na to, co pomoże im się dostosować. Rekruterzy muszą dopasować się do tempa rozwoju, ale także zapewnić odpowiednie "dopasowanie" - nie tylko pod względem umiejętności, ale także osobowości. To dopasowanie zapewni następnie odpowiednią różnorodność w zespole, aby dopasować się do konkretnego etapu rozwoju firmy. Dlatego też w FAVI stosujemy wieloetapowy proces rekrutacji, który rozpoczyna się od krótkiej rozmowy z działem HR w celu sprawdzenia motywacji i doświadczenia, kontynuowany jest spotkaniem twarzą w twarz i oferuje płatny półdniowy okres próbny w razie niejasności. Ten system pomaga nam wybrać osoby, które naprawdę pasują do zespołu. Wraz z rozwojem firmy zmieniają się również wymagania dotyczące specjalizacji - podczas gdy na początku poszukuje się specjalistów ogólnych, później potrzebni są eksperci w określonych dziedzinach. Dział HR musi szybko reagować na te zmiany i tworzyć procesy, które pomogą firmie w skalowaniu.
Jakie zmiany w procesach HR są konieczne przy przejściu od startupu do scale-upu?
Podczas gdy w startupie procesy HR często działają ad hoc i bez większej automatyzacji, w scale-upie procesy te muszą być ustrukturyzowane i zdigitalizowane. Obejmuje to na przykład wdrożenie nowoczesnych narzędzi do zarządzania talentami, rekrutacji (ATS) i zadań administracyjnych. W miarę rozwoju firmy kluczowe jest, aby procesy HR były skalowalne i zdolne do szybkiego reagowania na zmiany. Automatyzacja rutynowych działań i wykorzystanie systemów HR są niezbędne, aby firma mogła skupić się na rozwoju, a nie na papierkowej robocie.
Skąd firma wie, że nadszedł czas na radykalną zmianę?
Zadowolenie pracowników jest istotnym sygnałem. Jeśli spada gwałtownie w ciągu sześciu miesięcy, jest to znak ostrzegawczy. Może to być odzwierciedlone we wzroście rotacji, spadku motywacji, a nawet frustracji, że pracownicy nie mają poczucia celu w swojej pracy. Jeśli ludzie w firmie wyrażają niezadowolenie ze swojego wynagrodzenia, ważne jest, aby porównać ich wynagrodzenie z rynkiem. Może się okazać, że niezadowolenie jest uzasadnione. Kolejnym kluczowym wskaźnikiem jest rekrutacja. Jeśli nie rekrutujesz odpowiednich osób, musisz dowiedzieć się, gdzie leży problem - czy są to finanse, świadczenia, słaba reputacja lub zbyt długi i złożony proces selekcji? A może jest to po prostu brak jasności co do tego, jakiego rodzaju kandydata szukasz?
Wracając do FAVI: w jaki sposób dostosowaliście procesy HR do rozwoju firmy?
Obecnie finalizujemy system modeli kompetencyjnych, które pomogą nam w nowej konfiguracji procesu wynagradzania, szkolenia i rozwoju pracowników, w tym rekrutacji i zarządzania talentami. Głównym celem jest zapewnienie, aby wynagrodzenia nie były chaotyczne i oparte na zasadzie "kto więcej krzyczy, ten więcej dostaje". System HR pozwala nam mieć wszystko w jednym miejscu i nie służy nam już tylko do ewidencji pracowników i zatwierdzania obecności, ale mamy w nim również wszystkie dokumenty, które również generujemy automatycznie, dzięki wcześniej stworzonym szablonom z tokenami. Podpisujemy również dokumenty elektronicznie, oczywiście tam, gdzie jest to prawnie możliwe, dzięki integracji HRIS i DigiSign. System Pinya HR ułatwia nam również tworzenie raportów i aktualizowanie schematu organizacyjnego.
Przyjrzyjmy się teraz bliżej cyfryzacji agendy HR, którą wprowadziliście w zeszłym roku. Co to przyniosło?
Kiedyś mieliśmy wiele arkuszy kalkulacyjnych i dokumentów przechowywanych w różnych miejscach. Ludzie byli zapisywani w folderach na Drivu, w systemie HR dla obecności i nadal fizycznie w papierowej teczce. Uzyskiwanie podpisów dla pracowników spoza Pragi było długotrwałe i zależało od poczty i odpowiedzialnego podejścia ludzi, którzy musieli również zapłacić za odesłanie dokumentów. Dziś mamy wszystko w jednym miejscu dzięki systemowi HR Pinya.
Czy cyfryzacja pomogła w adaptacji pracowników?
Absolutnie. System Pinya HR ułatwia nam przeprowadzanie ankiet i zbieranie informacji zwrotnych, na przykład podczas oceny okresów onboardingu i próbnych - zarówno z perspektywy pracowników, jak i ich menedżerów. Automatyzujemy również procesy pre-onboardingu i onboardingu, dzięki czemu nowi pracownicy i ich zespoły mają kontrolę od pierwszego dnia.
Które obszary programu HR zostały zdigitalizowane jako pierwsze i dlaczego?
Skupiliśmy się na rekrutacji, podpisywaniu elektronicznym, przejrzystym prowadzeniu dokumentacji i automatycznym generowaniu dokumentów. Są to rutynowe zadania, które zajmują dużo czasu, nawet jeśli na pierwszy rzut oka tak się nie wydaje. Kolejnym ważnym krokiem było stworzenie wewnętrznej wiki, gdzie każdy dział przechowuje podręczniki, dyrektywy i inne kluczowe informacje. Pomaga to nie tylko nowym pracownikom w orientacji, ale także zapewnia skuteczne dzielenie się wiedzą w całej firmie.
Które technologie i narzędzia okazały się dla Ciebie najbardziej skuteczne w cyfryzacji agendy HR?
Korzystamy z nowoczesnego systemu HRIS Pinya HR i planujemy jego dalszą rozbudowę, np. o listy kontrolne i szkolenia, które będą splecione z wewnętrznym wiki. Pracujemy również z systemem ATS, Notion i sztuczną inteligencją. Z jej pomocą często robimy burze mózgów, gdy nie wiemy jak ogarnąć dany projekt. Tworzymy również dashboardy danych z metrykami HR i staramy się, aby nie tylko kierownictwo miało do nich dostęp, ale także inni pracownicy w przyszłości.
Cyfryzacja procesów HR przyniosła duże zmiany dla całej firmy. Jakie widzisz największe korzyści?
Największą zaletą jest oszczędność czasu. HRIS Pinya HR automatycznie generuje dla nas dokumenty, więc zamiast ręcznie przepisywać dane, po prostu wprowadzamy wszystko raz i za pomocą kilku kliknięć tworzymy kompletny pakiet materiałów onboardingowych, które następnie podpisujemy elektronicznie. W jednej z moich wcześniejszych prac utrzymywałem schematy organizacyjne na boku w Canva lub Excel lub Powerpoint, a w firmie liczącej 700 osób był to koszmar. Teraz wszystko aktualizuje się automatycznie. Elektroniczne rejestrowanie i zatwierdzanie obecności również ułatwia nam pracę. W FAVI nie zajmujemy się wykrojami, skupiamy się na wynikach, ale prowadzenie dokumentacji prawnej jest konieczne. Dzięki cyfryzacji nie muszę biegać z papierami, zbierać podpisów i archiwizować stosów dokumentów. ATS to także duża oszczędność czasu. Mamy wszystkich kandydatów i dane rekrutacyjne w jednym miejscu, połączone przez webhook z portalami ogłoszeniowymi i naszą stroną kariery. Dzięki temu możemy sprawniej komunikować się z kandydatami, szybko przekazywać informacje zwrotne i płynnie umawiać spotkania - online i offline.
Czy cyfryzacja procesów HR wpłynęła na efektywność i produktywność zespołu?
Mamy teraz więcej czasu, który możemy poświęcić ludziom - a o to przecież chodzi w naszym biznesie :). Automatyzacja rutynowych i administracyjnych zadań pozwala nam poprawić nie tylko poziom komunikacji podczas rekrutacji, ale także cały proces rekrutacyjny. Dzięki temu możemy skupić się na innowacjach oraz budowaniu relacji i zaufania z ludźmi, którzy liczą się w firmie.
Jakiej rady udzieliłbyś innym menedżerom HR w scale-upach, które jeszcze nie przeszły na cyfryzację?
Powiedziałbym im, żeby nie bali się zmian i zaczęli je wprowadzać tak szybko, jak to możliwe. Cyfryzacja to zmiana, która sprawi, że ich życie stanie się łatwiejsze, a praca bardziej wydajna i uwolni ich ręce na ważniejsze rzeczy, takie jak praca z ludźmi i innowacje. Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie od tego, co najbardziej ich pasjonuje i co zajmuje im najwięcej czasu. Jeśli zespół HR ma do czynienia z dużą liczbą otwartych stanowisk i CV, ATS jest oczywistym wyborem. Jeśli natomiast rekrutacja jest pod kontrolą, ale ogranicza ją na przykład administracja i papierkowa robota, warto zainwestować w system HRIS, który zautomatyzuje rutynowe zadania. Każdy dział HR ma inne priorytety, więc kluczowe jest znalezienie rozwiązania, które odpowiada jego konkretnym potrzebom.
