Marta Slováková: Dział HR nie istniał, zbudowałam go od podstaw

Od ponad 30 lat organizacja non-profit Junior Achievement Slovakia pomaga nauczycielom rozwijać przedsiębiorczość, myślenie ekonomiczne, umiejętności finansowe i umiejętności potrzebne do wejścia na rynek pracy, w tym umiejętności cyfrowe, wśród uczniów szkół podstawowych i średnich. Organizacja została nominowana do Pokojowej Nagrody Nobla drugi rok z rzędu za swoje działania na rzecz rozwoju młodych ludzi na całym świecie. Od sierpnia tego roku na jej czele stoi Marta Slováková, która w ciągu pięciu lat zdołała zbudować funkcjonujący dział HR, poprowadzić wiele projektów HR, zdigitalizować procesy HR i aktywnie uczestniczyć w działaniach wolontariackich.

Jak w ogóle trafiła do działu HR? Jakie zmiany udało jej się osiągnąć w ciągu 5 lat? I jakie są jej plany związane z Junior Achievement Slovakia? O tym właśnie rozmawialiśmy w tym wywiadzie.

Masz mniej niż 5 lat doświadczenia jako menedżer HR, a to było Twoje pierwsze doświadczenie w HR. Jak udało Ci się zdobyć rolę menedżera?

Na stanowisko HR managera trafiłam przez przypadek. W tamtym czasie aplikowałem na stanowisko, które koncentrowało się na pracy biurowej, ale obejmowało tylko przygotowywanie umów o pracę, przetwarzanie list obecności i dokumentów płacowych. Nie było wtedy mowy o HR.

Dzięki stopniowej pracy i mojemu entuzjazmowi, aby zacząć robić coś więcej niż tylko administrację, dzięki wsparciu CEO firmy, wykonałem ogromną pracę i zbudowałem funkcjonujący HR w firmie zatrudniającej 50 pracowników. W TOI TOI & DIXI udało mi się uruchomić szereg projektów skoncentrowanych na pracownikach, a także na cyfryzacji procesów HR. Stworzyliśmy aplikację firmową, rozpoczęliśmy proces rekrutacji z wykorzystaniem mediów społecznościowych, a także wdrożyliśmy oprogramowanie Pinya HR.

Mimo że jest to moje pierwsze i jedyne doświadczenie w HR, nie traktuję tego jako wady. Wręcz przeciwnie, w mniejszej firmie mogłem doświadczyć z pierwszej ręki, jak działa cały dział HR. Od podstawowych zadań administracyjnych, przez rekrutację, marketing HR, employer branding, wdrażanie systemów, aż po zadania strategiczne.

W mniejszej firmie mogłem doświadczyć z pierwszej ręki, jak działa cały dział HR.

Co było największym wyzwaniem dla Ciebie jako menedżera HR?

Największym wyzwaniem zawsze było zapewnienie odpowiedniej obsady wszystkich stanowisk. Główną działalnością TOI TOI & DIXI jest wynajem mobilnych toalet i nie zawsze łatwo było znaleźć pracowników odpowiedzialnych za ich czystość i obsługę. Jest to praca, do której konieczne jest posiadanie prawa jazdy typu C, a najlepiej typu E. Zazwyczaj są to mężczyźni, którzy pracują jako kierowcy ciężarówek lub tirów i oczywiste jest, że nie mieliśmy wielu takich kandydatów stojących przed naszymi drzwiami.

Oczywiście, jeśli uda ci się znaleźć i obsadzić te stanowiska wysokiej jakości ludźmi, musisz zapewnić im niezbędną opiekę HR. Wspólnie z CEO pracowaliśmy nad wizją wprowadzenia do firmy skutecznych rozwiązań i procesów HR. Zaletą mniejszej firmy jest to, że masz własną małą piaskownicę, w której możesz stopniowo testować, co działa, a co nie. Jeśli coś pójdzie nie tak, łatwiej to naprawić lub zmienić niż w dużej korporacji. 

Wróćmy do zmian, które udało Ci się osiągnąć w ciągu tych 5 lat. Jakie są te najważniejsze, o których warto wspomnieć? 

Najbardziej znaczącą zmianą jest posiadanie przez TOI TOI & DIXI funkcjonującego działu HR, który wcześniej nie istniał. Kolejną istotną zmianą był wspomniany wcześniej rozwój aplikacji firmy i wdrożenie oprogramowania HR. 

Rozwój i przygotowanie aplikacji firmy było procesem trwającym rok, a celem było stworzenie środowiska dla pracowników, które pozwoli im na bliższy kontakt i łatwiejsze dzielenie się informacjami, zarówno służbowymi, jak i prywatnymi. Jednak w miarę postępu prac okazało się, że aplikacja nie musi służyć jedynie jako wewnętrzna sieć społecznościowa, ale może być wykorzystywana jako środek do digitalizacji poszczególnych procesów - od zamawiania materiałów po zgłaszanie wydarzeń do systemu rezerwacji.

Drugim projektem, bardzo ważnym dla mnie, było wdrożenie systemu HR. Przez długi czas szukałem systemu, który spełniałby nasze wymagania. Badając i poznając różne opcje na rynku, po każdej prezentacji wiedziałem, czego chcę, a czego nie. Po prezentacji oprogramowania Pinya HR, wszystko kliknęło, a po wdrożeniu go w firmie, zostało to tylko potwierdzone.

PinyaHR spełnia wszystko, czego ja, pracownicy, menedżerowie, a także kierownictwo firmy oczekiwaliśmy od oprogramowania HR.

Co było najtrudniejszą częścią transformacji procesów HR do postaci cyfrowej? W jaki sposób cyfryzacja HR ułatwiła ci pracę?

Najtrudniejszym zadaniem było zebranie wszystkich danych i zaimportowanie ich do systemu. Ponieważ nie mieliśmy wszystkich danych w jednym miejscu, ich przetwarzanie i wprowadzanie do systemu było czasochłonne. Ponieważ HR jako taki rejestruje naprawdę dużą ilość danych i informacji, musieliśmy od samego początku ustalić, jakie dane będziemy rejestrować, gdzie, jak będą one wyświetlane różnym grupom użytkowników i do których części systemu HR kluczowi użytkownicy będą mieli dostęp. 

Wcześniej pracowaliśmy tylko w arkuszach kalkulacyjnych Excel i na starym systemie obecności. Dzięki wdrożeniu Pinya HR przede wszystkim ograniczyliśmy niepotrzebne zalewanie skrzynek mailowych czy telefony do działu HR z pytaniami o dane, które teraz każdy może łatwo znaleźć w systemie. Pinya HR znacznie ułatwiła i przyspieszyła przetwarzanie rekordów obecności, a także ułatwiła śledzenie badań lekarskich, ważnych praw jazdy, BHP i szkoleń, które wcześniej przechowywaliśmy tylko na papierze.

Przejrzystość, dostępność, wydajność i oszczędność czasu były najważniejszymi czynnikami, które chcieliśmy osiągnąć poprzez cyfryzację procesów HR. I udało nam się.

W wolnym czasie jesteś również wolontariuszem jako mentor, konsultant i kierownik projektu. W jakie organizacje jesteś obecnie zaangażowany? 

Mój zakres wolontariatu jest dość szeroki. Zacząłem aktywnie angażować się w te działania podczas pandemii, kiedy stowarzyszenie wolontariuszy HRists Open HR Forum zaczęło organizować wydarzenia edukacyjne online. Wtedy skontaktowałem się z nimi z propozycją zaangażowania. Stopniowo przeszedłem przez wszystkie role i wraz z innymi członkami zorganizowałem szereg interesujących wydarzeń nie tylko dla społeczności HR. 

Około dwa lata temu zobaczyłem na LinkedIn post od Junior Achievement Slovakia, która szukała konsultantów do swoich programów. Zacząłem sprawdzać, czym się zajmują i dowiedziałem się, że są zaangażowani w edukację nauczycieli, dzieci i młodzieży na Słowacji. Byłem zaskoczony, że działają już od ponad 30 lat. 

Jedną z moich wartości jest odpowiedzialność społeczna, więc szybko utożsamiłem się z ich podejściem. Zacząłem ich wspierać najpierw jako konsultant programu ekonomii stosowanej. Później dołączył mentoring, przygotowywanie warsztatów, korepetycje dla nauczycieli, aktywny udział w wydarzeniach, przygotowywanie konferencji, zbieranie funduszy i tak dalej. 

W tym roku zwróciła się do mnie również organizacja Future Generation Europe z programem Lady Up. W ramach tego programu zostałam mentorką jednej z jego uczestniczek.

Przechodzisz obecnie dużą zmianę w swojej pracy w związku z wolontariatem. Od sierpnia jesteś dyrektorem generalnym Junior Achievement Slovakia. Co zmotywowało Cię do tak poważnej zmiany?

Zdecydowałem się na tę zmianę z kilku powodów. W TOI TOI & DIXI wdrożyłem kilka projektów, które są ugruntowane, działają i mniej więcej wymagają tylko poprawek lub aktualizacji po pewnym czasie. W ciągu tych 5 lat wiele osiągnęliśmy, wiele się nauczyłem, a ostatnio czułem, że jestem w lekkiej stagnacji. Od roku zastanawiałem się nad zmianą, ale nic nie chwyciło mnie za serce tak jak TOIka. 

I wtedy dostałem informację, że szukają nowego dyrektora generalnego Junior Achievement Slovakia. Zgłosiłem się do procesu selekcji, przeszedłem przez kilka rund, wiele grillowania, a nawet zniechęcenia do tego stanowiska. Byłem jednak przekonany, że to jest dokładnie to, czego chciałem. Cieszę się, że to właśnie ja poprowadzę Junior Achievement Slovakia.

Jak już wspomniałem, odpowiedzialność społeczna jest dla mnie ważną wartością, więc moja motywacja jest jasna. Moim celem jest przyczynienie się do poprawy edukacji finansowej i przedsiębiorczości. Niestety słowacki system edukacji przez długi czas nie obejmował tych obszarów, więc jeśli chcemy, aby dzieci i młodzież otrzymywały dobrą i wysokiej jakości edukację, musimy się zaangażować. Junior Achievement Slovakia jest zaangażowana i zapewnia edukację w tych obszarach dzieciom, młodzieży i nauczycielom od ponad 30 lat. 

Wiem, że moje zadanie nie będzie łatwe, ale przyjąłem to wyzwanie z przekonaniem, że razem możemy poprawić system szkolnictwa. Nie tylko poprzez nasze działania, ale także poprzez łączenie ludzi biznesu i edukacji. 

Jakie są Twoje plany związane z Junior Achievement Slovakia na przyszłość? 

Wszystkie plany zależą od finansów, którymi dysponujemy i będziemy dysponować w przyszłości. Moim pierwszym i podstawowym planem jest utrzymanie dochodów organizacji przynajmniej na tym samym poziomie co wcześniej. Oczywiście moim celem jest zwiększenie przychodów w oparciu o różne projekty i partnerstwa, które organizacja buduje. Organizacja może również skorzystać z faktu, że pochodzę z branży HR, gdzie zbudowałem wiele kontaktów z kolegami i współpracownikami. 

Wraz z moim przedstawicielem planujemy unowocześnić niektóre programy JA Slovakia, aby lepiej odpowiadały dzisiejszym potrzebom i zyskały popularność wśród nauczycieli i uczniów. Chciałbym również skupić się na szkoleniu współpracowników w organizacji.

Wreszcie, zdecydowanie planuję digitalizację i usprawnienie procesów. Wraz ze mną do organizacji trafia również oprogramowanie HR Pinya HR, do którego zdążyłem się już bardzo przyzwyczaić w swojej pracy. Upraszczanie pracy i usprawnianie procesów jest szczególnie przydatne w sektorze non-profit. A myślę, że to dopiero początek. 

‍