Udany onboarding to nie tylko pierwszy dzień - wpływa on na satysfakcję, wydajność i lojalność nowych współpracowników. Wciąż jednak popełniane są błędy, które mogą niepotrzebnie skomplikować proces wdrażania i adaptacji nowych pracowników. Denisa Bělská, rekruterka i konsultantka, która w swojej karierze widziała procesy onboardingu skonfigurowane prawidłowo i te, które niepotrzebnie zawiodły, podzieli się z Tobą swoim praktycznym doświadczeniem HR.
Adaptacja nowego pracownika może być płynna i naturalna lub pełna niepotrzebnych komplikacji. Jaki jest klucz do sukcesu? Denisa Bělská podzieli się z Tobą najlepszymi praktykami, które pomogą nowym pracownikom szybko wejść na pokład i poczuć się częścią zespołu od pierwszego dnia. Dlaczego ważne jest, aby być w 100% dostępnym, słuchać ich oczekiwań i angażować menedżera ds. rekrutacji w proces? I jak zwykły uśmiech może przełamać bariery? Dowiedz się tego wszystkiego i jeszcze więcej z jej perspektywy na temat onboardingu, który nie tylko działa, ale także dostarcza świetnych informacji zwrotnych i tworzy najlepsze warunki dla pozytywnego doświadczenia onboardingowego.
Denisa Bělská jest doświadczoną profesjonalistką, która połączyła swoją wiedzę z zakresu HR z pasją do biznesu. Po udanej karierze w rekrutacji wewnętrznej na poziomie globalnym postanowiła wykorzystać swoje doświadczenie na szerszą skalę i pomóc firmom w digitalizacji procesów HR. Dziś pracuje jako konsultant koncentrujący się na optymalizacji strategii rekrutacyjnych i wdrażaniu nowoczesnych technologii. Jej celem jest dostarczanie innowacyjnych rozwiązań, które upraszczają rekrutację, zwiększają efektywność zespołów HR i pomagają firmom rozwijać się dzięki odpowiednio ustawionym procesom.
Brak wstępnego wdrożenia: regularna komunikacja z nowym pracownikiem jeszcze przed dołączeniem do zespołu.
Umówić się na start za trzy miesiące, a potem zostawić nowicjusza w milczeniu? To częsty błąd, który może prowadzić do niepewności i stresu. Regularna komunikacja przed pierwszym dniem jest niezbędna do stworzenia pozytywnej relacji i łatwej adaptacji.
Ważne jest, aby informować nowego pracownika o tym, jak będzie przebiegał jego pierwszy dzień, czego może się spodziewać i że na niego liczysz. Bądź empatyczny i wspierający, jeśli podziela twoje obawy dotyczące przejścia do nowej firmy.
,,Jeśli to możliwe, zorganizuj nieformalne spotkanie z zespołem przed rozpoczęciem pracy - na przykład na kawę lub zajęcia zespołowe. W ten sposób nowicjusz pozna swoich kolegów w naturalnym środowisku, a jego pierwszy dzień będzie mniej stresujący".
Brakujący harmonogram pierwszego dnia
Pierwszy dzień w nowej pracy jest stresujący, zwłaszcza jeśli nowy pracownik nie wie, czego się spodziewać. Kiedy i gdzie przyjechać? Kogo spotka? Jak długo wszystko potrwa? Niepewność w tych kwestiach może niepotrzebnie zwiększyć nerwowość i spowolnić adaptację. Rozwiązanie jest proste - należy z wyprzedzeniem przesłać nowicjuszowi jasny plan. Powinien on zawierać informacje o sesjach szkoleniowych, harmonogram spotkań, czas trwania każdej aktywności oraz kontakty do kluczowych osób, z którymi należy się skontaktować.
W przypadku pracy zdalnej ważne jest, aby w pierwszym tygodniu regularnie spotykać się z zespołem online. Pozwoli to nowicjuszowi w naturalny sposób zaangażować się i nie czuć się odizolowanym.
Poznanie współpracowników, jedno okrążenie firmy pierwszego dnia to za mało!
W wielu firmach pierwszy dzień nowego pracownika to obchód biura, przywitanie się z kilkoma osobami i koniec. Ale co, jeśli połowa zespołu pracuje z domu, jest chora lub na wakacjach? Takie "wprowadzenia" łatwo zapadają w pamięć, a nowoprzybyły może nadal czuć się jak obcy.
Dlatego ważne jest, aby myśleć strategicznie o tym procesie. Wycieczka po firmie ma sens, ale tylko pierwszego dnia. Jednak prawdziwe zaangażowanie zespołu wymaga dodatkowych kroków. Jednym ze skutecznych rozwiązań jest wysłanie wszystkim komunikatu organizacyjnego w dniu rozpoczęcia pracy, przedstawiającego nowego współpracownika - najlepiej ze zdjęciem i informacją o jego hobby. Pamiętaj jednak, aby wcześniej sprawdzić jego zgodę i uzgodnić z nim całe ogłoszenie.
Znajomość kultury firmy i praktyk zespołowych
Każda firma i zespół ma swoją specyfikę, która wpływa na sposób pracy i komunikacji. Nowy pracownik powinien od pierwszego dnia rozumieć nie tylko swoje zadania, ale także to, jak działa zespół i jak ze sobą współpracować. Jeśli nie otrzyma tych informacji na czas, może czuć się zagubiony i potrzebować więcej czasu, aby naturalnie się zaangażować.
Dlatego ważne jest, aby na początku wyjaśnić, jak wygląda normalny dzień pracy - kiedy iść na lunch, jakie narzędzia komunikacji są używane(Slack, Teams, e-mail, WhatsApp), jak to jest z biurem domowym (zobacz artykuł o tym, jak wdrożyć hybrydowe modele pracy) lub regularne spotkania zespołu i korzyści. Ponadto , podziel się wartościami firmy, rytuałami i niepisanymi zasadami. Jak radzisz sobie z nieformalnymi spotkaniami, czy organizujesz śniadania zespołowe lub czy często pijesz drinka po pracy.
Nie bój się zadawać nowicjuszowi pracy domowej od pierwszego dnia
Pierwsze dni w nowej pracy są kluczowe dla płynnego startu. Często jednak nowicjusz po prostu obserwuje to, co dzieje się wokół niego, nie ma konkretnych zadań i pozostaje w biernej roli. Może to prowadzić do niepewności, wolniejszej integracji z zespołem i dłuższego czasu na osiągnięcie pełnej produktywności.
Dlatego ważne jest, aby aktywnie zaangażować nowego współpracownika od pierwszego dnia. Najlepszym sposobem na to jest przygotowanie dla nich konkretnych zadań pierwszego dnia, takich jak orientacja w systemach wewnętrznych lub mniejsze zadania związane z ich rolą. Dużym ułatwieniem jest także automatyzacja procesów onboardingowych, pozwalająca na wykorzystanie szablonów dla różnych ról i powiązanie ich z powiadomieniami. Dzięki temu nowicjusz i współpracownicy w firmie dokładnie wiedzą, co i kiedy należy zrobić.
"Ustalone zadania pozwalają również działowi HR i menedżerom na cyfrowe monitorowanie postępów nowego pracownika i dostarczanie informacji zwrotnych na czas. Ustrukturyzowany onboarding zapewnia, że nowicjusz nie jest tylko biernym obserwatorem, ale aktywnym członkiem zespołu od pierwszego dnia" - dodaje Denisa.
Regularne informacje zwrotne i ich częstotliwość
Pierwszy tydzień mija szybko, a nowicjusz nagle nie wie, na czym stoi, czy spełnia oczekiwania i czy jest na dobrej drodze. Niepewność na początku może spowolnić jego adaptację i wpłynąć na jego pewność siebie w nowej roli. Dlatego tak ważne jest organizowanie regularnych spotkań z informacją zwrotną w pierwszym tygodniu, takich jak wypróbowany i przetestowany model 30-60-90 dni. Aby o nich nie zapomnieć, warto od razu dodać je do kalendarza. Zapewni to, że wszyscy przygotują się do spotkań na czas i nie zostaną one odstawione na boczny tor.
Oprócz tych punktów kontrolnych, warto wprowadzić cotygodniowe spotkania 1:1 między nowicjuszem a menedżerem ds . rekrutacji. Pomagają one monitorować postępy, dzielić się informacjami zwrotnymi i rozwiązywać wszelkie niejasności w odpowiednim czasie. Spotkania te powinny być priorytetem - odwoływanie lub odkładanie ich na później może wysłać nowozatrudnionemu niewłaściwą wiadomość na temat jego znaczenia w zespole.
Onboarding jest często niedocenianym procesem, ale odgrywa kluczową rolę w tym, jak szybko i dobrze nowy pracownik integruje się z firmą. Często słyszymy, że "uczą się wszystkiego na bieżąco" - ale rzeczywistość jest inna. Jeśli onboarding jest nieobecny, nieustrukturyzowany lub po prostu polega na szybkim przekazaniu laptopa i okrążeniu biura, nowy pracownik może czuć się zagubiony, niepewny i zdemotywowany.
Jeśli chcesz przenieść onboarding na wyższy poziom i zaoszczędzić na kosztach znalezienia nowego pracownika, skup się na jasnej komunikacji, regularnych odprawach i automatyzacji procesów, aby zaoszczędzić sobie wiele pracy. Wdrażanie to proces, który nie kończy się po pierwszym tygodniu i trzeba zainwestować w niego czas, oceniając, jak nowy współpracownik pasuje do środowiska i jak jego przybycie wpłynęło na zadowolenie i wydajność zespołu.
