Nowelizacja Kodeksu pracy daje zielone światło dla szerszego wykorzystania podpisu elektronicznego w HR

Nowelizacja Kodeksu pracy usunęła przeszkody w digitalizacji dokumentów pracowniczych, co cieszy specjalistów HR. Mają ku temu powody, ponieważ zmiany w Kodeksie pracy nie tylko uproszczą prace administracyjne, ale także zwiększą ogólną efektywność procesów HR.

Kodeks pracy na nowo reguluje zasady doręczania ważnych dokumentów, które muszą być doręczane osobiście. Umożliwia również elektroniczne podpisywanie dokumentów, które wcześniej mogły być podpisywane wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zakres dokumentów kadrowych, które od 1 października 2023 r. mogą być podpisywane elektronicznie, został tym samym rozszerzony o umowy o pracę, aneksy, porozumienia i inne.

Dostarczanie dokumentów HR pod ścisłą kontrolą

Nowelizacja Kodeksu pracy zmieniła hierarchię doręczania ważnych dokumentów osobiście. Nowe przepisy zapewniają istotną ochronę pracownikom, gdyż są to dokumenty o kluczowym dla nich znaczeniu.  

Do tej grupy dokumentów zalicza się na przykład: ‍ - wypowiedzenie umowy o pracę, - rozwiązanie umowy o pracę w trybie natychmiastowym, - odwołanie ze stanowiska przełożonego pracownika - czy odcinek wynagrodzenia.

W związku z tym Kodeks pracy w §334 utrzymuje rygorystyczne warunki dla tego typu dokumentów , ale w porównaniu z poprzednią regulacją są one ustalone w taki sposób, aby były bardziej wykonalne w praktyce. Obowiązuje zasada, że dokument musi być doręczony pracownikowi osobiście, ale pracodawca ma do wyboru 4 sposoby doręczenia.

Zgodnie z Kodeksem pracy pisma podlegające rygorowi doręczenia powinny być doręczane: - osobiście w zakładzie pracy, - za pośrednictwem skrzynki podawczej, - za pośrednictwem sieci lub usługi komunikacji elektronicznej - lub w każdym miejscu, w którym pracownik może się z nimi zapoznać. W przypadku, gdy pismo nie może być doręczone osobiście w zakładzie pracy, może być doręczone za pośrednictwem poczty.

Ponadto, jeżeli doręczenie odbywa się za pośrednictwem sieci lub usługi łączności elektronicznej, pracownik musi wyrazić odrębną pisemną zgodę, wskazując prywatny adres do doręczeń. Zgoda musi zawierać informacje na temat warunków doręczenia, w tym ustawowy termin na uznanie doręczenia (15 dni od daty doręczenia) oraz możliwość wycofania zgody w dowolnym momencie. Pismo musi być opatrzone uznanym podpisem elektronicznym pracodawcy.

Dostarczanie dokumentów HR poza ścisłym reżimem

Świetną wiadomością dla rekruterów i fanów cyfrowego HR jest to, że zmniejszyła się liczba dokumentów, które muszą być dostarczane w ścisłym reżimie. Bardziej przyjazne warunki mają teraz zastosowanie do dokumentów, w których pracownik i pracodawca działają za obopólną zgodą, a podpisywanie i dostarczanie za pośrednictwem sieci lub usług komunikacji elektronicznej jest bardziej dostępne.

Ta grupa dokumentów obejmuje obecnie: ‍ - umowy o pracę, - umowy o pracę wykonywane poza stosunkiem pracy (i ich zmiany), - porozumienia o rozwiązaniu stosunku pracy, - zmiany do zmian umowy o pracę.

Podpisanie tych dokumentów nie jest ograniczone do podpisu uznawanego, co oznacza, że do podpisu można użyć zwykłego podpisu elektronicznego. Zgoda nie jest wymagana, jedynym warunkiem jest dostarczenie kopii na prywatny adres e-mail pracownika. Pracownik ma prawo do wycofania się z dokumentu w ciągu 7 dni od daty dostarczenia go na jego prywatny adres e-mail.

Podpis elektroniczny w Pinya HR

Nowelizacja usunęła większość przeszkód prawnych, które utrudniały firmom digitalizację dokumentacji pracowniczej. Zwiększa to zakres cyfryzacji procesów HR, a elektroniczne dostarczanie dokumentów stanie się wreszcie istotną częścią nowoczesnego środowiska pracy.

Dzięki Pinya HR możesz użyć podpisu elektronicznego DigiSign do podpisania dowolnego dokumentu, gdziekolwiek jesteś. Zajmuje to nie więcej niż 2 minuty i nie trzeba drukować ani skanować dokumentu. A potrzeba archiwizacji? Jest wyeliminowana, ponieważ podpisane dokumenty można znaleźć w jednym miejscu, w Pinya HR.

Podpisu elektronicznego Pinya HR można używać na szerokiej gamie dokumentów, w tym związanych z zawarciem lub zmianą umowy o pracę lub porozumienia o rozwiązaniu umowy o pracę. Po nowelizacji większość dokumentów HR należy do tej kategorii, więc teraz jest idealny czas, aby zacząć używać podpisu elektronicznego jako standardowej metody podpisywania.