Whistleblowing w Czechach: obowiązek czy szansa?

Celem ustawy o whistleblowingu jest wzmocnienie ochrony sygnalistów, a tym samym promowanie bezpiecznej atmosfery w firmach. Podczas gdy dla firm zatrudniających ponad 249 pracowników obowiązki weszły w życie natychmiast w sierpniu, pracodawcy zatrudniający od 50 do 249 pracowników podlegają okresowi przejściowemu, który pozwala im przestrzegać tych obowiązków do 15 grudnia 2023 r.

Whistleblowing w pigułce

Głównym wymogiem ustawy jest wprowadzenie wewnętrznego systemu informowania o nieprawidłowościach (whistleblowing system, whistleblowing tool), za pośrednictwem którego pracownicy będą mogli zgłaszać określone niezgodne z prawem działania w spółce. Zgodnie z ustawą, system whistleblowingu powinien umożliwiać dokonywanie zgłoszeń w formie pisemnej, ustnej lub na żądanie osobiście.

Aby narzędzie whistleblowingu było naprawdę skuteczne, powinno być łatwo dostępne dla pracowników, a dokonanie zgłoszenia powinno być proste. Równie ważne jest, aby wybrane narzędzie było wiarygodne dla pracowników i aby nie bali się oni dokonywać zgłoszeń.

Według Lenki Gomez Tomčalovej, prawnika w Z/C/H Legal, wybór odpowiedniego systemu whistleblowingu jest czymś, na czym większość firm poprzestaje.

"Niektóre podmioty zobowiązane z braku wiedzy uciekają się do tradycyjnych rozwiązań w postaci dedykowanych linii telefonicznych, poczty elektronicznej czy nawet fizycznych skrzynek pocztowych. Żadne z tych rozwiązań nie jest optymalne. Na szczęście na rynku jest wielu profesjonalnych dostawców wewnętrznych systemów informatycznych w postaci rozwiązań IT, które są w stanie lepiej zapewnić podstawowe funkcjonalności z naciskiem na anonimowość i ochronę informacji."

Polegaj na NNTB, najbardziej zaufanej platformie whistleblowingowej w Czechach, i umieść ją w środowisku oprogramowania Pinya HR, które Twoi pracownicy będą dobrze znać. Za pomocą jednego kliknięcia sygnaliści mogą szybko i wygodnie przejść z Pinya HR bezpośrednio do formularza NNTB, gdzie wypełniają swoją skargę i przesyłają ją do rozpatrzenia.

Na co zwracać uwagę

Oprócz ustanowienia samych kanałów raportowania, spółki mają dodatkowe obowiązki wynikające z przepisów prawa. Spółki muszą wyznaczyć kompetentną osobę, która dokona przeglądu zgłoszeń i zaproponuje środki zaradcze lub zapobiegające naruszeniom. Odpowiednia osoba musi działać bezstronnie, zachować poufność i zapewnić, że żadne wrażliwe informacje o sygnalistach lub inne szczegóły zgłoszenia nie zostaną ujawnione.

Spółki muszą również zapewnić, że zgłaszający zostaną powiadomieni o otrzymaniu zgłoszenia, jak również o wynikach oceny zgłoszenia. Kolejnym obowiązkiem jest podjęcie proponowanych środków w celu naprawienia naruszenia lub zapobieżenia mu w następstwie zgłoszenia.

Wreszcie, co nie mniej ważne, firmy muszą zapewnić, że sygnaliści nie będą podlegać środkom odwetowym, takim jak rozwiązanie stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia lub przeniesienie w związku z sygnalizowaniem nieprawidłowości.

Od obowiązku do możliwości

Chociaż ustawa o ochronie sygnalistów może na pierwszy rzut oka wydawać się niepotrzebnym obciążeniem administracyjnym dla firm, jest wręcz przeciwnie. Wprowadzenie systemu whistleblowingu niesie ze sobą szereg korzyści i możliwości dla firm.

"Oprócz wypełniania obowiązków prawnych, prawidłowe i skuteczne wdrażanie whistleblowingu przynosi szereg pozytywnych korzyści pracownikom i firmie - w szczególności przyczynia się do budowania zdrowej, bezpiecznej i odpowiedzialnej kultury korporacyjnej, poprawy warunków w miejscu pracy i ogólnie można powiedzieć, że rozszerza ochronną funkcję ram prawa pracy na inny obszar. Może poprawić reputację pracodawcy, jego uczciwość i pozycję zarówno wśród obecnych pracowników, jak i potencjalnych kandydatów do pracy, co jest często nieocenione, biorąc pod uwagę coraz bardziej napięty rynek pracy. Dobrze skonfigurowany system może znacząco przyczynić się do ochrony reputacji firmy i potencjalnie zapobiec negatywnym skutkom prawnym i ekonomicznym dla firmy lub jej reputacji, nawet jeśli dojdzie do incydentu" - mówi Lenka Gomez Tomčalová.

Według niektórych badań i analiz, firmy z funkcjonalnym systemem rozstrzygają mniej pozwów sądowych, mają niższe koszty rozliczeń z niezadowolonymi pracownikami i otrzymują prawie o połowę mniej negatywnych wzmianek w mediach.

Nie tylko firmy czerpią korzyści z whistleblowingu. Wprowadzenie kanału whistleblowingu przyczynia się również do budowania zaufania i satysfakcji wśród samych pracowników. Adwokat Lenka Gomez Tomčalová dodaje: "Sama świadomość istnienia kanału whistleblowingu w miejscu pracy często może mieć działanie prewencyjne. Okazuje się, że gdy ludzie w organizacji wiedzą, że mają możliwość zgłaszania nielegalnych lub nieetycznych zachowań, są szczęśliwsi, bardziej odpowiedzialni i zachowują się bardziej etycznie. Pomaga to nie tylko ograniczyć występowanie, na przykład, mobbingu lub innych form zastraszania lub nielegalnych zachowań w miejscu pracy, ale także ułatwia wykrywanie i eliminowanie takich zachowań. Wreszcie, co nie mniej ważne, pracownicy czują się bezpieczniej, co oczywiście pomaga budować zaufanie do firmy, w której pracują".

Ryzyko związane z whistleblowingiem

Ustawa o ochronie sygnalistów jasno określa, kto jest podmiotem zobowiązanym i kto w związku z tym musi przestrzegać wszystkich obowiązków wynikających z ustawy od określonej daty. Pierwsze poważne ryzyko wynika zatem z niespełnienia tych warunków. Pracodawcy, którzy nie dopełnią wyżej wymienionych obowiązków w określonym terminie, podlegają karze grzywny w wysokości do 1 000 000 CZK.

Kolejnym ryzykiem jest możliwość korzystania z zewnętrznego systemu powiadamiania Ministerstwa Sprawiedliwości. Ponieważ pracownicy mają możliwość wyboru kanału powiadomień, mogą wybrać ten zewnętrzny. Taki scenariusz nie leży jednak w interesie żadnej firmy. Dlaczego?

"W takiej sytuacji pracodawca traci kontrolę nad tym, co dzieje się w jego miejscu pracy, a każdą niezgodną z prawem sytuacją lub zachowaniem zajmie się organ publiczny, który może nałożyć na pracodawcę karę lub złożyć przeciwko niemu zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa. Jeśli pracodawca posiada sprawny wewnętrzny system whistleblowingu, do którego pracownicy mają zaufanie, może uniknąć utraty kontroli nad całą sytuacją i w pewnym stopniu zarządzać jej rozwiązaniem, w tym konsekwencjami z nią związanymi" - mówi Lenka Gomez Tomčalová.

Dzięki modułowi whistleblowingu w Pinya HR nie ma ryzyka korzystania z zewnętrznego systemu zgłoszeń. Pracownicy mogą uzyskać dostęp do formularza zgłaszania nieprawidłowości bezpośrednio z Pinya HR, a zgłoszenie skargi zajmuje tylko kilka minut.

Dlatego zawsze warto wybierać spośród narzędzi whistleblowingowych, które umożliwiają anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości. Pracownicy często powierzają poufne informacje, a ponieważ obawiają się, że mogą one zostać wykorzystane przeciwko nim, nie chcą, aby podawano ich imię i nazwisko. W związku z tym wskazane jest zapewnienie im możliwości anonimowego zgłoszenia.

Pracownicy zazwyczaj czują się bezpieczniej ze względu na anonimowość i dlatego są bardziej skłonni do dokonywania zgłoszeń. Daje to pracodawcy większą szansę na uniknięcie niektórych nieprzyjemnych sytuacji (takich jak pracownicy korzystający z zewnętrznego systemu raportowania DOJ).

Ostatnie dni bez whistleblowingu

Nieubłaganie zbliża się termin wprowadzenia whistleblowingu i spełnienia wszystkich wymogów wynikających z ustawy dla firm zatrudniających od 50 do 250 pracowników. Niezależnie od tego, którą platformę whistleblowingową wybierzesz, upewnij się, że spełnia ona wszystkie wymogi prawa, jest prosta i godna zaufania.

Upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą, że ich tożsamość i inne poufne informacje nie zostaną ujawnione, a oni sami i osoby z nimi związane nie będą przedmiotem działań odwetowych. Sygnaliści muszą mieć pewność, że wewnętrzny system informowania o nieprawidłowościach faktycznie działa, a zgłoszenie nie jest tylko niepotrzebnym działaniem.

Tylko w ten sposób wszystkie wysiłki się opłacą, a wprowadzenie narzędzi whistleblowingu przyniesie owoce w postaci zgodności z obowiązkami prawnymi, ale przede wszystkim bezpiecznego środowiska pracy, zdrowej kultury firmy i zadowolonych pracowników.